Мундариҷа

• Қадамҳо
• Усули 1 аз 2: Аз рӯи алифбо ҷудо кунед
• Усули 2 аз 2: Индекси ҳуҷҷатҳо
• Маслиҳатҳо
• Огоҳӣ

Ташкили ҳуҷҷатҳои чопии шумо - ҳам барои кор ва ҳам барои мақсадҳои шахсӣ - бо ҷудокунии алифбо аз рӯи алифбои онҳо бе мушкилии зиёд анҷом дода мешавад. Ин ташкили ҳуҷҷатҳо ба шумо ва ба ҳар як шахси дигар имкон медиҳад, ки маълумоти заруриро зуд дарёфт кунед, инчунин ҳифзи ҳуҷҷатҳоро таъмин кунед. Аммо, на ҳама чиз он қадар содда аст ва дар алифбо аз рӯи алифбо ҷудо кардани ҳуҷҷатҳо чанд нозукӣ мавҷуд аст, ки ҳоло мо ба шумо мегӯем.

Қадамҳо

Усули 1 аз 2: Аз рӯи алифбо ҷудо кунед

1. 1 Ҳуҷҷатҳоро мувофиқи унвонашон аз рӯи алифбо тартиб диҳед. Барои ин шохиси ба ном алифборо истифода баред.
2. 2 Ҳуҷҷатҳоро дар ин ё он папкаи ҳарфӣ ҷойгир кунед, ки бар асоси он аз кадом ҳарф оғоз мешаванд. Ҷудо кардани ҳуҷҷатҳое, ки бо ҳамон ҳарф сар мешаванд, бояд ба ҳарфи дуюми ном асос ёбанд. Агар ҳарфи дуюм якхела бошад, пас ҳарфи сеюм. Ё чорум. Ё панҷум. Дар ин ҷо ҳеҷ гуна дурӣ аз ин алгоритм вуҷуд надорад ва буда ҳам наметавонад, аммо он ба шумо сад баробар мукофот хоҳад дод - ин навъбандӣ ҳамаи доғҳои сафед дар ҳуҷҷатҳоро нест мекунад.
3. 3 Фаҳмонед, ки чӣ гуна шумо ҳуҷҷатҳоро ҷудо кардаед. Шумо мехоҳед, ки ҳамаи онҳое, ки ба ҳуҷҷатҳои фармоишкардаатон дастрасӣ доранд, бидонанд, ки онҳо чӣ гуна тартиб дода шудаанд.
4. 4 Ҳуҷҷатҳоро дар ҷевон гузоред ё дар ҷое, ки онҳо бояд бо тартиб нигоҳ дошта шаванд. Ҳангоми илова кардани ҳуҷҷатҳо алифборо фаромӯш накунед!

Усули 2 аз 2: Индекси ҳуҷҷатҳо

1. 1 Истифода тамғакоғазҳо бо ҳарфҳои алифбо. Индексатсия (ба ибораи дигар, имзо) ҳуҷҷатҳо асоси асосҳои ташкили ҳуҷҷатҳо мебошанд. Маҳз дар ин марҳила ҳуҷҷатҳо ба бахшҳо ва бахшҳои мувофиқи каталоги шумо интиқол дода мешаванд. Дар асл, номи бахшҳо барои тавсифи мундариҷаи онҳо истифода мешаванд ва сипас номи бахш номи ҳуҷҷат мешавад. Бо истифода аз маслиҳатҳои зер бахшҳоро аз рӯи алифбо тартиб диҳед.
2. 2 Номҳои мувофиқро бо тартиби зерин индексатсия кардан мумкин аст: насаб, пас ном, пас номи падар ё номи падар. Пунктуатсияро нодида гирифтан мумкин аст.
   • Агар префиксҳо истифода шаванд, префиксро бо қисми номе, ки пеш аз он аст, пайваст кунед ва онро аввал гузоред. Ҳеҷ гуна пунктуатсия лозим нест.
   • Дефисро нодида гирифтан мумкин аст ва қисмҳои ном пеш ва пас аз дефис бояд дар ҷои аввал гузошта шаванд.
   • Ихтисорот ва калимаҳои як ҳарфӣ тавре ки ҳастанд, индексатсия карда мешаванд. Номи ҳарфҳо ба қисмҳои алоҳида тақсим карда мешавад.
   • Мавқеъҳо ва суффиксҳои номиналӣ дар охир номбар карда мешаванд, аввал мавқеъ нишон дода мешавад, пас пасванд.
3. 3 Ҳуҷҷатҳое, ки ба созмонҳо марбутанд, метавонанд бо номи ин корхонаҳо ҷудо карда шаванд. Дар ин ҳолат, ҳар як калимаи номи ташкилот унсури алоҳида ҳисобида мешавад. Баҳисобгирӣ бо ҳамон тартибе сурат мегирад, ки калимаҳо дар сарлавҳа оварда шудаанд.
   • Ихтисорот ва калимаҳои як ҳарфӣ тавре ки ҳастанд, индексатсия карда мешаванд. Дар ин ҳолат, ҳарфҳо бояд бо фосила ҷудо карда шаванд ва ҳамчун унсурҳои алоҳида аз якдигар баррасӣ карда шаванд.
   • Дар ин ҳолат аломатҳои пунктуатсионӣ гузошта мешаванд, калимаҳои пеш аз ва баъд аз аломатҳои пунктуатсия дар унсури якум нишон дода мешаванд.
   • Рақамҳо ва рақамҳо дар формати ҳарфҳо навишта мешаванд ва тавре ки онҳо дар ибтидо калимаҳо буданд, индексатсия карда мешаванд. Боз аломатҳои пунктуатсия партофта мешаванд. Ҳуҷҷатҳое, ки номашон бо рақамҳои румӣ оғоз мешавад, дар муқоиса бо ҳуҷҷатҳои шабеҳ ҷойгиранд, ки номашон бо рақамҳои арабӣ оғоз мешавад, дар ҳоле ки рақамҳо аз хурд то калон нишон дода шудаанд. Танҳо пас шумо метавонед ҳуҷҷатҳоро бо калимаҳо оғоз кунед.
   • Ҳама аломатҳо бо калимаҳо навишта шудаанд, ҳама рақамҳое, ки бевосита бо аломат алоқаманданд, бояд дар унсури якум нишон дода шаванд.
4. 4 Номи ташкилотҳои давлатӣ дар навбати аввал бо кишвар ва минтақаи юрисдиксияи ин ё он ташкилот индексатсия карда мешавад. Номи созмон дар унсури навбатӣ ва дар охири калимаҳои "менеҷмент", "бюро", "намояндагӣ" ва амсоли он нишон дода шудаанд.
5. 5 Агар номҳо якхела бошанд, барои каталог кардани ҳуҷҷатҳо аз суроға истифода баред. Тартиби зеринро истифода баред: ном> минтақа> шаҳр> номи кӯча> рақами хона.

Маслиҳатҳо

• Ҳамеша ҳуҷҷатҳои худро ба ҷое, ки аз он гирифтаед, баргардонед.
• Ҳангоми индексатсия пеш аз ҳама риояи қоидаҳои стандартӣ ва танҳо баъд - ба қоидаҳои корпоративӣ муҳим аст.
• Таҳия кардани система барои нишон додани кай ва аз ҷониби кӣ қабул шудани ҳуҷҷат.

Огоҳӣ

• Чӣ қадаре ки одамон ба каталоги ҳуҷҷатҳо дастрасӣ пайдо кунанд, ҳамон қадар бетартибӣ зиёд мешавад.