Мундариҷа

• Қадамҳо
• Маслиҳатҳо
• Огоҳӣ

Маълумот барои тамос барои ҳамкориҳои тиҷоратӣ ва муоширати корӣ ивазнашаванда аст. Вақте ки шумо корти тиҷорӣ бо маълумоти тамос мегиред, душворӣ кашед, то боварӣ ҳосил кунед, ки он дар ҷое ба охир мерасад, ки ҳангоми пайдо шудани эҳтиёҷ шумо метавонед онро ба осонӣ пайдо кунед. Фарқ надорад, ки шумо соҳиби тиҷорати шахсии худ ҳастед ё танҳо дар доираҳои корӣ бисёр ҳаракат мекунед, тартиб додани кортҳо дар визиткаи тиҷоратие, ки шумо мегиред, метавонад ба шумо барои зудтар пайдо кардани одамони дуруст кумак кунад, ки дар навбати худ метавонад ба шумо фурӯши бештарро таъмин кунад ва пули бештар дар ҷайбатон. Инҳоянд чанд ғояҳо дар бораи он, ки чӣ гуна ин кортҳои тиҷорӣ ба таври муташаккилона нигоҳ дошта мешаванд.

Қадамҳо

1. 1 Дарҳол пас аз гирифтани он ба варақаи боздид нигаред. Хониши варақаи боздидро бодиққат ва фавран пас аз гирифтани он як роҳи олии ёд кардани номи соҳиб дар баробари чеҳраи онҳост. Шакли дархост ва дараҷа инчунин одатан дар варақаи боздид навишта мешавад, аз ин рӯ як далели дигаре ҳаст, ки ба шумо мегӯяд, ки он кист ва ӯ чӣ кор мекунад.
2. 2 Пас аз гирифтани кортҳои тиҷорӣ ҷои худро гузоред. Агар шумо бо худ сумка ё дафтарро ба вохӯриҳо баред, пас дар онҳо ҷой ҷудо кунед, ки дар он шумо метавонед кортҳои боздидиро гиред. Дар куҷое ки шумо қарор диҳед, ки онҳоро гузоред, ба ҳеҷ ваҷҳ онҳоро дар байни варақаҳои ёддоштҳоятон ҷойгир накунед ё ба ҷайбатон нагузоред - дар он ҷо онҳо ҳатман гум мешаванд ё бо чизҳои шумо шуста мешаванд.
3. 3 Маълумоти тамосии одамонро дар компютери худ нигоҳ доред. Ҳангоми баргаштан аз хӯроки нисфирӯзӣ, ярмарка ё вохӯрӣ фавран ҳамаи варақаҳои боздидро, ки шумо мегиред, дар ҷои бехатар гузоред. Ҷевони мизи корӣ ё ҷои дигаре, ки дигарон ба он нигоҳ намекунанд, беҳтарин аст. Ҳамин ки шумо вақт доред, ҳама варақаҳои боздидиро, ки дар ҷевони мизи кории шумо ҷамъ оварда шудаанд, бароред ва ҳама маълумоти тамосро аз онҳо дар Outlook, Excel, Access ё ҳатто танҳо Word ворид кунед.
4. 4 Дар ҳар як файл ба як корти корӣ бахшида сутуни "Ёддоштҳо" эҷод кунед. Ҳама гуна маълумотро, ки дар худи варақаи боздид нест, пур кунед: ин шахс чӣ кор мекунад, кадом маълумот ё ҳамкории умедбахшро барои шумо шарҳ додааст, ҳангоми мулоқот ва ғайра.
5. 5 Таснифоти тамосҳои тиҷоратиро эҷод кунед. Онҳоро ба беҳтаринҳо, кам ё камтар потенсиалҳо ва ба онҳое, ки ба шумо ҳеҷ гоҳ ниёз надоранд, тақсим кунед. Барои ин шумо метавонед рақамгузорӣро истифода баред, ки дар он 1 ишораи алоқаҳои арзишманд аст, 2 - имконпазир ва 3 - онҳое, ки гумон мекунед бо онҳо сарукор кунед. Шумо инчунин метавонед рамзгузории рангҳоро истифода баред: сабз барои алоқаҳои арзишманди тиҷоратӣ, зард барои алоқаҳои эҳтимолӣ ва сурх барои мухотибон. Барои шумо як варианти қулай ва хотирмонро интихоб кунед, ки ба шумо имкон медиҳад маълумоти тамосии шарикони худро беҳтар дар ёд доред.
6. 6 Маълумоти тамосии шарикони худро тартиб диҳед, то ки онро баъдтар ба осонӣ пайдо кунед. Онро бо ҳарфи аввали насаби шахс ё бо ҳарфи аввали номи ширкат тартиб додан мумкин аст; бо ҳарфи аввали шаҳре, ки шумо бо ин шахс вохӯрдаед (агар шумо зуд -зуд сафар кунед); ё соҳае, ки шахс дар он кор мекунад. Ҳамин тариқ, шумо метавонед танҳо маълумотро дар бораи шахси дилхоҳатон дар лавҳаи ҷустуҷӯ ворид кунед ва компютер ба шумо рӯйхати мухотибонеро медиҳад, ки ба параметрҳои муайяншудаи ҷустуҷӯ мувофиқанд.
   • Бисёре аз барномаҳои махсуси компютерӣ, ки ҳадафи он эҷоди пойгоҳи додаҳои мухотибонатон аст, метавонанд мухотибони шуморо ба тариқи дилхоҳ ба тартиб дароваранд ва пайдо кардани онҳоро осон кунанд, агар шумо ногаҳон танҳо чанд калимаи калидии ҷустуҷӯро дар ёд доред. Агар шумо яке аз ин барномаҳоро истифода баред, шумо вақти зиёдеро сарфа мекунед, то кортҳои боздидиро бо маълумот дастӣ ҷудо кунед.
7. 7 Кортҳои боздидиро ба тарзи хуби кӯҳна нигоҳ доред. Онҳоро дар файли суроға ё дорандаи корти тиҷорӣ, ки аз мағозаҳои таъминоти офис дастрас аст, ҷойгир кунед.
   • Ин усули қадимаи нигоҳдории иттилооти тамос, ҳатто агар он як анбори кортҳои тиҷорӣ бошад, ки бо банди эластикӣ баста шуда бошанд, як полиси суғуртаи хуб барои нигоҳдории электронии шумо дар компютери шумост.
   • Шумо бояд тасмим гиред, ки чӣ гуна кортҳои тиҷории худро ҷудо кардан мехоҳед: аз рӯи ном, номи ширкат ва ғайра.
8. 8 Ҳамин ки шумо аз шахси корӣ боздид мегиред, дарҳол (дар давоми чанд рӯзи зиёдтарин) дар паси он ҷое, ки шумо бо он шахс вохӯрдед, нависед. Пас шумо бешубҳа онро фаромӯш нахоҳед кард. Инчунин беҳтар аст, ки дар пушти он чизе, ки шумо дар борааш сӯҳбат кардед, кӯтоҳ нависед, то баъдтар, вақте ки ба шумо лозим аст, ки бо ин шахс тамос гиред, шумо метавонед ба ӯ хотиррасон кунед, ки дар куҷо вохӯрдаед, пурсед, ки кӯдакон чӣ ҳол доранд ё чизеро, ки шумо муҳокима кардед дар вохӯрии аввал.
9. 9 Тайёр.

Маслиҳатҳо

• Агар шумо бисёр кортҳои корӣ гиред, пас харидани нармафзорро баррасӣ кунед, ки ба шумо имкон медиҳад онҳоро ҷудо ва нигоҳ доред. Сканерҳои кортҳои боздид ва инчунин барномаҳое мавҷуданд, ки метавонанд аз варақаи кории коғазӣ ба шумо маълумоти лозимаро хонанд, шиносанд ва интихоб кунанд. Онҳо метавонанд ба шумо миқдори зиёди меҳнатро сарфа кунанд, ки ин маълумотро ба компютери шумо дастӣ чоп мекунанд.
• Агар ба шумо лозим аст, ки дар бораи шарикони тиҷоратии худ на танҳо номҳо ва рақамҳои телефонии онҳоро донед, пас нармафзореро ҷустуҷӯ кунед, ки ба шумо имкон медиҳад миқдори зиёди маълумотро дар бораи муштариён ё шарикон нигоҳдорӣ ва идора кунад.
• Агар шумо ба шиносҳои нави худ чизе ваъда дода бошед, ё касе ба шумо ва сабаби шумо манфиатдор бошад, ба зудӣ амал кунед.
• Нагузоред, ки кортҳои тиҷории хом ҷамъ шаванд. Онҳоро ҷудо кунед ва маълумотро ба компютери худ ҳадди аққал як маротиба дар як ҳафта пеш аз он ки шумо бо кӣ ва барои чӣ вохӯрданатонро комилан фаромӯш кунед.

Огоҳӣ

• Агар шумо ҳама маълумоти тамосии муштарӣ ё шарикро дар компютери худ нигоҳ доред, фаромӯш накунед, ки дар сурати вайрон шудани компютери шумо ё диски сахти шумо нусхаҳои эҳтиётии мунтазам гиред. Агар имконпазир бошад, нусхаи эҳтиётии иттилооти худро ба таври худкор созед.