Мундариҷа

• Қадамҳо
• Қисми 1 аз 3: Барои ҷудо кардан вақт ҷудо кунед
• Қисми 2 аз 3: Ҷудо кардани ҳуҷҷатҳо ва файлҳо
• Қисми 3 аз 3: Файлҳои моҳона эҷод кунед
• Маслиҳатҳо
• Ба шумо чӣ лозим

Ташкили файлҳои офис метавонад кори душвор бошад, хусусан агар шумо шумораи зиёди файлҳо ва ҳуҷҷатҳо дошта бошед. Аммо он набояд як раванди дардовар бошад. Банақшагирии пешакӣ ва қабули қарорҳо дар бораи системаи файлӣ метавонад ба шумо дар ташкили файлҳои худ ба ниёзҳои тиҷорати шумо кумак кунад ва кафолат диҳад, ки шумо ҳуҷҷатҳои муҳимтарро муассиртар ҷустуҷӯ мекунед. Инҳоянд чанд қадам барои оғоз кардани ташкили файлҳои офисии шумо.

Қадамҳо

Қисми 1 аз 3: Барои ҷудо кардан вақт ҷудо кунед

1. 1 Барои ташкили файлҳои худ вақти кофӣ ҷудо кунед, то ба шумо лозим нест, ки якчанд маротиба оғоз ва қатъ кунед. Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо пеш аз оғоз кардани ҷузвдонҳо ва миёнабурҳои кофӣ барои эҷоди файлҳои нав доред.

Қисми 2 аз 3: Ҷудо кардани ҳуҷҷатҳо ва файлҳо

1. 1 Миқдори ҳуҷҷатҳо ва файлҳоеро, ки мехоҳед ташкил кардан мехоҳед, ба бастаҳои хурдтар ва идорашаванда тақсим кунед.
   • Ҳар як бастаро алоҳида аз назар гузаронед ва ҳама ҳуҷҷатҳо ва файлҳоро, ки шумо метавонед барои кам кардани фазои файл ва кам кардани бетартибӣ халос кунед, партоед ё пора кунед.
   • Ҳуҷҷатҳо ва файлҳоеро, ки шумо нигоҳ доштан мехоҳед, дар 2 стеллажи гуногун тақсим кунед: 1 барои файлҳое, ки бояд дар моҳҳои оянда баррасӣ шаванд ва 1 файл барои файлҳои бойгонишаванда ва дар ояндаи наздик дастрасӣ надоранд.
2. 2 Агар шумо файлҳои муштарӣ дошта бошед, ҷузвдонҳоро аз рӯи алифбо нигоҳ доред. Масалан, агар ҳар як ҷузвдон номи шахс ё номи ширкат бошад, шумо метавонед аз рӯи алифбо аз рӯи насаби одамон ташкил кунед. Агар ин тавр бошад, боварӣ ҳосил кунед, ки ҳар як ҷадвали файл бо фамилияи шахс ва пас аз номи онҳо ба таври возеҳ нишон дода шудааст. Ҷузвдонҳоро аз рӯи алфавит нигоҳ доред ва сипас ҷевонҳои шкафро қайд кунед, то бидонед, ки кадом ҷевон фамилияҳоро бо кадом ҳарф дар бар мегирад.
3. 3 Маълумотро аз рӯи категория нигоҳ доред, агар шумо барои қисмҳои гуногуни тиҷорати худ файлҳо дошта бошед. Шумо метавонед барои ҳисобнома -фактураҳо, хидматҳо ё шартномаҳо якчанд файл дошта бошед, дар ин сурат шумо бояд онҳоро ба категорияҳои гуногун ташкил кунед. Ба таври возеҳ ҳар як файлро бо категорияи дурусти он қайд кунед ва ҳамаи ҳуҷҷатҳои мувофиқро дар дохили он гузоред. Ба шумо лозим аст, ки зеркатегорияҳо эҷод кунед, аз ин рӯ ҷузвдони нигоҳдории овезонро барои таъин кардани категория ва ҷузвдонҳои файл барои зеркатегорияҳо истифода баред.
   • Барои ҳуҷҷатҳое, ки бояд фавран ҳал карда шаванд, файл эҷод кунед, то бидонед, ки ҳуҷҷатҳои муҳимро зуд аз куҷо пайдо кардан мумкин аст.
   • Файлҳоро дар шкаф бо файлҳои муваққатӣ дар пеш ва файлҳои пӯшида дар қафо ҷойгир кунед. Ҳамин тариқ, файлҳое, ки шумо бо онҳо бештар сарукор доред, дарҳол дастрас хоҳанд шуд.

Қисми 3 аз 3: Файлҳои моҳона эҷод кунед

1. 1 Илова ба истифодаи усулҳои дар боло зикршуда, маҷмӯи ҷузвдонҳои бо моҳ (ва сол ----) қайдшударо илова кунед. Вақте ки шумо барои ин кор фавран вақт надоред, ҳадди аққал ҳуҷҷатҳои худро дар файли ҳармоҳа гузоред, то шумо метавонед бо маълумоти пешниҳодшуда бо тартиби хронологӣ кор кунед. Он инчунин кафолат медиҳад, ки шумо маълумот доред, ки вақте ба шумо лозим аст ба куҷо оғоз кардан лозим аст.
   • Файлҳои ҳармоҳа инчунин ҷои хуб барои нигоҳ доштани ҳуҷҷатҳое мебошанд, ки ба дигар категорияҳо мувофиқ нестанд.
2. 2 Дар охири сол, ба он чизе, ки дар ҷузвдонҳои моҳона боқӣ мондааст, нигаред ва шумо метавонед намунае пайдо кунед - ва гурӯҳи нави файл (номи категория), ки дар системаи шумо мавҷуд нест. Дар соли нав барои ӯ файл эҷод кунед.
3. 3 Қисми боқимондаи маълумотро дар як моҳ ҷамъ кунед. Дар як файле, ки ном дорад, нигоҳ доред Гуногун (Сол ----).

Маслиҳатҳо

• Пас аз он ки шумо файлҳои офисии худро тартиб додед, муташаккил бошед. Бо системаи идоракунии файлҳои худ мувофиқ бошед ва ҳама чизро дар ҷои лозима гузоред.
• Ҳуҷҷатҳоро партоед, дубора коркард кунед ё пора кунед, ба шумо лозим нест, ки дар системаи нави идоракунии файл аз иштибоҳ роҳ надиҳед.

Ба шумо чӣ лозим

• Девони файл
• Файлҳои овезон
• Папкаҳо
• Барчасбҳо (барчасбҳо)
• Нишондиҳандаҳо