Мундариҷа

• Қадамҳо
• Маслиҳатҳо
• Огоҳӣ

Барои ташкили дурусти кор дар идора доштани системаи муассири баҳисобгирӣ ва нигоҳдории ҳуҷҷатҳо хеле муҳим аст. Новобаста аз шумораи одамоне, ки ба ҳуҷҷатҳо дастрасӣ доранд, система бояд тавре ташкил карда шавад, ки ҳама ҳуҷҷати лозимиро пайдо кунанд. Агар истифодаи системаи сабт ва нигоҳдории ҳуҷҷатҳо душвор бошад, пас шумо аз тарси аз даст додани онҳо дар шкафи ҳуҷҷатгузорӣ ҳама ҳуҷҷатҳоро дар даст мегузоред, ки дар натиҷа мизи шумо пур аз коғазҳо мешавад.

Қадамҳо

1. 1 Системаи сабтшударо интихоб кунед. Ҳар чӣ бошад, пеш аз ҳама, он бояд мантиқӣ бошад, то маҳалли дақиқи ҳар як ҳуҷҷатро донед. Ҳалли имконпазир:
   • Алифбо. Ин система беҳтар кор мекунад, агар дар аксари ҳуҷҷатҳои шумо номи мизоҷон, беморон ё муштариён мавҷуд бошад.
   • Мавзӯъ ё Категорияҳо: Аксар системаҳо аз рӯи мавзӯъ ё категория ташкил карда мешаванд, онҳо ҳангоми дуруст ташкил кардан хеле хуб кор мекунанд, аммо ҳангоми дуруст ташкил накардан хеле печида.
   • Шумора / хронологӣ. Ин система барои ҳуҷҷатҳои рақамӣ ё кӯҳна, аз қабили фармоишҳо ё дорухатҳо беҳтар кор мекунад.
2. 2 Дар ҷевонҳои пешниҳоди ҷузвдонҳои овезон истифода баред. Папкаҳои овезон ҷудошаванда нестанд, онҳо ҳамчун дорандаи лифофаҳое амал мекунанд, ки шумо онҳоро аз қуттиҳо мегиред.
3. 3 Ҳуҷҷатҳоро ба стекҳо ба категорияҳо ташкил кунед. Агар баландии стек зиёда аз 5 см бошад, онро ба зеркатегорияҳо тақсим кунед. Агар стек хеле паст бошад, онро бо анбори дигар якҷоя кунед ва номи онро тағир диҳед. Номҳои стекҳо бояд ба шумо имкон диҳанд, ки ба осонӣ муайян кунед, ки кадоме аз онҳо ҳуҷҷати мушаххас фиристодан мехоҳед.
4. 4 Ҳар як стекро дар лифофаи коғазӣ ҷойгир кунед ва ба таври возеҳ қайд кунед. Беҳтар аст, ки ҷузвдонҳои ҷадвалбандии марказашударо истифода баред, то ба ҳуҷҷатҳои худ намуди тозатаре диҳед.
5. 5 Лифофаҳоро дар папкаҳои овезон ҷойгир кунед. Барои аксари ҳуҷҷатҳо, ҷузвдонҳои овезони муқаррарӣ кор мекунанд, аммо барои ҳуҷҷатҳои ғафс ё зеркатегорияҳо ҷузвдонҳои поёни ҳамворро истифода баред. Шумо метавонед ҷузвдонҳоро бо тартиб тартиб диҳед, аммо одатан барои ин системаи алифбоӣ истифода мешавад.
6. 6 Папкаҳои овезон бо номҳои ҳамон лифофаҳоро қайд кунед. Ҳама ҷадвалбандҳои пластикиро дар тарафи чапи ҷузвдон ҷойгир кунед, агар шумо шкафи ҳуҷҷатгузории амудиро истифода набаред. Дар ҳолати охирин, бо ҷузвдонҳо аз чап ба рост дар ҷевони кушода, на аз пеш ба қафо, ҷадвалҳоро дар тарафи рост ҷойгир кунед.
7. 7 Папкаҳо ва лифофаҳои эҳтиётӣ бояд дар назди шкафи ҳуҷҷатгузорӣ печонида шаванд, то ки шумо ҳамеша метавонед папкаро дар вақти доштани ҳуҷҷате, ки ба ҷузвдонҳои мавҷуда тааллуқ надорад, зуд илова кунед. Ҷузвдонҳои аз ҳад ғафс ё борикро истифода набаред. Ҳангоми азнавташкилдиҳии ҳуҷҷатҳо тағйири номи ҷузвдонҳоро фаромӯш накунед.
8. 8 Дар охири сол, ҳамаи ҷузвдонҳоро хориҷ кунед, ҷузвдонҳои нави коғазиро бо ҳамон категорияҳо қайд кунед ва дар шкафҳои ҳуҷҷатгузорӣ ҷойгир кунед. Аз ҷузвдонҳои кӯҳна гузаред, то баъзе ҳуҷҷатҳои лозимиро ба ҷузвдонҳои ҷорӣ интиқол диҳед ва боқимондаро ба бойгонӣ фиристед.

Маслиҳатҳо

• Шумо метавонед бо чоп кардани барчаспҳои ранга дар компютери худ ҷузвдонҳои ранга дошта бошед, то шкафи файлии шумо таъсирбахштар гардад. Аммо вақте ки ба шумо лозим аст тағирот ворид кунед, масалан, як ҷузвдонро илова кунед, вақте шумо мефаҳмед, ки папкаҳои ранги мувофиқ тамом шудаанд ва шумо бояд папкаро дастӣ имзо кунед. Соддатарин чиз бехатартарин аст.

Огоҳӣ

• Ҳеҷ гоҳ стекеро бо номи "Гуногун" эҷод накунед, вагарна шумо ҳеҷ гоҳ ин ҳуҷҷатҳоро тасниф намекунед.
• Пас аз ташкили системаи пешниҳоди ҳуҷҷатҳо, тартибро дар ҷевони ҳуҷҷатгузорӣ нигоҳ доред. Ҳар рӯз барои ҷудо кардан ва нест кардани ҳуҷҷатҳо аз мизи кории худ вақт ҷудо кунед. Ба васвасаи ҷойгир кардани сабади чуқури ҳуҷҷатҳо дар болои шкафи пешниҳоди худ муқобилат кунед, вагарна шумо онро пур карда, бо анбори бесарусомон хоҳед шуд.