Чӣ тавр нигоҳ доштани протоколҳои вохӯрӣ

Мундариҷа

Қадамҳо
Усули 1 аз 3: Омодагӣ ба маҷлис
Усули 2 аз 3: Ҳангоми вохӯрӣ
Усули 3 аз 3: Пас аз вохӯрӣ
Маслиҳатҳо
Огоҳӣ
Ба шумо чӣ лозим

Ҳамчун котиби корпоративӣ ё котиби раёсат, ё шояд соҳиби тиҷорати хурд, эҳтимол дорад, ки шумо бо нигоҳ доштани протоколҳои вохӯриҳои корпоративӣ дучор шавед. Ин вазифа хеле муҳим аст, зеро ин на танҳо талаботи қонунӣ аст, хусусан барои ташкилотҳои ғайритиҷоратӣ: ин протоколҳо ҷузъи сабтҳои расмии ширкат, таърихи он мебошанд. Протоколҳоро метавон ба осонӣ иҷро кард, агар қоидаҳо ва форматҳои муайян риоя карда шаванд.

Қадамҳо

Усули 1 аз 3: Омодагӣ ба маҷлис

1 Огоҳинома дар бораи вохӯрӣ бо сана, вақт, макон ва мақсади вохӯрӣ пешакӣ (якчанд ҳафта пеш) ба ҳар касе, ки ҳузур дорад, фиристед.
2 Барои ҳар як аъзои раёсат бастаи махсус омода кунед, ки он дорои: огоҳиномаи вохӯрӣ, протоколи вохӯрии қаблӣ, рӯйхати ҳам маълумоти тамос ва ҳам он чизе, ки дар вохӯрӣ пешниҳод карда мешавад (масалан, таҳлилҳо ва ҳисоботи буҷет). Агар маълумот махфӣ бошад, онро танҳо дар сурати пайдо шудани кормандон (дар баъзе ҳолатҳо) ва меҳмонон аз бино тарк кардан, интиқол диҳед.
3 Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо дар дастгоҳи сабти сабт ҳастед, ки барои шумо аз ҳама бароҳат аст, масалан: дафтар, ҷузвдон, ноутбук ё сабткунандаи овоз.
4 Дар рӯзи вохӯрӣ боварӣ ҳосил кунед, ки ҳамаи иштирокчиён дорои маводи хаттӣ, нишони сарисинагӣ (дар ҳолати зарурӣ) ва нӯшокиҳо мебошанд.

Усули 2 аз 3: Ҳангоми вохӯрӣ

1 Маълумоти зеринро қайд кунед:
- Номи ташкилот ва намуди маҷлис.
- Оё огоҳиномаи маҷлис фиристода шуда буд ва агар ин тавр бошад, кай.
- Санаи вохӯрӣ ва макони баргузории он.
- Замоне, ки маҷлис сар шуд.
2 Сабаби вохӯриро нависед, масалан: маҷлиси семоҳа ё интихоби солонаи афсарон.
3 Бояд номбар карда шавад:
- Аъзои Раёсат, афсарон ва кормандоне, ки дар маҷлис ҳузур доранд ва вазифаҳои онҳо.
- Онҳое, ки ҳузур надоранд.
- Меҳмонони ҳузурдошта, ки аз ҷониби кӣ даъват шудаанд ва сабабҳои дар ин чорабинӣ иштирок кардан.
- Ном ва унвони раиси маҷлис.
- Шахсе, ки протоколи маҷлисро мегирад.
4 Шумораи аъзоёнеро, ки барои кворум лозиманд, нишон диҳед ва оё ба ин рақам расидааст.
5 Натиҷаҳои овоздиҳиро барои қабул кардан, аз нав дида баромадан ё аз протоколи ҷаласаи охирин хориҷ кардан сабт кунед.
6 Агар лозим бошад, протоколҳои қаблиро тағир диҳед.
7 Саволҳои воқеии протоколи қаблиро овоз диҳед ва рафти муҳокимаи онҳо, натиҷаи овоздиҳӣ ё натиҷаи умумиро сабт кунед.
8 Ҳама гуна овозҳои дигар, масалан, интихоби афсарон ва шумораи овозҳоро ба тарафдорӣ, мухолиф ё худдорӣ кунед. Ба истиснои касоне, ки аз овоздиҳӣ худдорӣ кардаанд, шарт нест, ки номи одамон ва тарзи овоздиҳиро нависанд. Сабаби рад кардани овоздиҳиро нишон диҳед ва оё касе ҳангоми овоздиҳӣ аз толор баромадааст ё не.
9 Масъалаҳои рӯзномаи худро номбар кунед ва дар байни онҳо барои навиштани қайдҳо фосила гузоред.
10 Дар бораи масъалаҳои рӯзнома ва он чизе, ки аз ҷониби кӣ гуфта шудааст, қайд кунед.
11 Ҳама масъалаҳои мубрамеро, ки дар рафти вохӯрӣ муҳокима карда шуданд, инчунин одамоне номбар кунед, ки дар маҷлиси оянда бояд сухан гӯянд.
12 Ба ҳама гуна баҳсҳо оид ба масъалаҳои рӯзномаи ҷаласа ва кӣ аз онҳо пурсидашуда, инчунин натиҷаи ин муҳокимаҳо диққат диҳед.
13 Натиҷаи қарорҳоеро, ки барои аз нав баррасӣ, навсозӣ ё овоздиҳӣ пешниҳод шудаанд, нишон диҳед. Худи қарори расмӣ ҳамчун ҳуҷҷати алоҳида пешниҳод карда мешавад.
14 Сана ва вақти вохӯрии навбатиро нишон диҳед.
15 Дар хотир доред, ки маҷлис бо қарори аксарият ё қарори якдилона пӯшида эълон карда шуд. Вақти анҷоми вохӯриро нишон диҳед.

Усули 3 аз 3: Пас аз вохӯрӣ

1 Протоколро то ҳадди имкон пур кунед ва ҳарчи зудтар иҷро кунед.
2 Ҳама натиҷаҳои овоздиҳӣ, масъалаҳои рӯзнома ва қарорҳои қабулшударо бо ғафс нишон диҳед.
3 Нусхаҳои протоколро ба ҳамаи иштирокчиёни вохӯрӣ ҳарчӣ зудтар паҳн кунед, то фикру мулоҳизаҳои худро дар бораи мундариҷаи он дарёфт кунед. Агар ягон тағирот пешниҳод нашуда бошад, протоколҳоро ба расмият дароред ва сипас онҳоро дар ҷузвдони махсус барои вохӯриҳои корпоративӣ ҷойгир кунед. Нусхаи нусхаи ниҳоии протоколро ба ҳамаи иштирокчиёни маҷлис ва онҳое, ки дар он ҳозир набуданд, тақсим кунед.

Маслиҳатҳо

Агар шумо чизеро нафаҳмед, фавран саволҳои мувофиқро диҳед, то баҳс дуруст сабт карда шавад. Барои пурсидани ягон шарҳ, шумо набояд интизори пурра тартиб додани протокол бошед.
Қарорҳои қабулшуда ва натиҷаи овоздиҳӣ бояд дар протокол нишон дода шаванд, аммо нусхаҳои онҳо низ бояд дар ҷузвдони алоҳида дар ҷое аз оташ, об ва дигар омилҳо ҳифз карда шаванд. Нусхаҳои электронӣ низ бояд дар ин папка нигоҳ дошта шаванд.
Дар давоми вохӯрӣ кӯшиш накунед, ки ҳар як калимаро нависед: дар бораи он чизе, ки гуфта шуд, ба таври умумӣ нависед. Шумо метавонед пас аз ба итмом расонидани пур кардани протокол рафти муҳокимаро пурратар ифшо кунед.
Сиёсати ширкати шумо метавонад истифодаи иртиботи электрониро манъ кунад. Ҳоло ин хеле камёб аст - ҳамааш аз вақти навиштани қоидаҳо вобаста аст ва оё онҳо дар тӯли солҳо аз нав дида баромада шудаанд. Аз ин рӯ, пеш аз он ки шумо бо иштирокчиёни вохӯрӣ ба ин тарз муошират кунед, боварӣ ҳосил кунед, ки шумо ҳеҷ чизро вайрон намекунед. Шумо инчунин метавонед ба ин гуна қоидаҳо тағирот пешниҳод кунед, агар онҳо ноумедона кӯҳна шаванд.

Огоҳӣ

Ҳангоми пешниҳоди лоиҳаи протоколҳо ба иштирокчиён барои баррасӣ ва такмил эҳтиёт шавед, зеро ин ба онҳо имконият медиҳад, ки гуфтаҳои худро тағир диҳанд. Вақте ки протокол пурра ба итмом мерасад, боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама аз ҳама тағиротҳое, ки ба он ворид карда шудаанд, огоҳ бошанд: бо ин роҳ маълумот дуруст шарҳ дода мешавад ва ҳеҷ кас гумроҳ карда намешавад.