Муаллиф:
Lewis Jackson
Санаи Таъсис:
5 Май 2021
Навсозӣ:
1 Июл 2024
Мундариҷа
Ташкили чорабиниҳо ба назар як вазифаи хеле душвор менамояд ва агар шумо нақша ва нақшаи пешакӣ надошта бошед, корҳо боз ҳам мураккабтар мешаванд. Пас, кӯшиш кунед, ки аз ин пешгирӣ кунед - бо моҳҳои пеш омода ва оромиро дар вақти чорабинӣ.
Қадамҳо
Усули 1 аз 4: Моҳҳои пеш аз ҳодиса нақша гиред
Ҳадафи чорабиниро муайян кунед. Муайян кардани ҳадафи ташкилоти шумо ба пешрафти чорабинии шумо кӯмак мекунад. Оё шумо як чорабиниро барои тарбияи ҷомеа дар назар доред? Сарпарастони эҳтимолиро бовар мекунонед? Фард ё гурӯҳи муайянро ситоиш кунед? Ин мақсадро то ҳадди имкон тафсилот диҳед. Новобаста аз он ки шумо чӣ кор карда истодаед (таълим диҳед, бовар кунонед, таъриф кунед ва ғ.), чаро шумо инро бори дигар мекунед
- Онро ҳамчун изҳороти рисолати худ ё заминаи муваффақияти худ фикр кунед. Пас аз он, ки шумо аниқ медонед, ки чӣ мехоҳед, шумо онро хеле осонтар хоҳед ёфт!
Ҳадафҳо гузоред.Айнан Шумо ба чӣ ноил шудан мехоҳед? На шумораи одамоне, ки дар ин чорабинӣ ҳозир мешаванд, на далели он, ки ин рух додааст - шумо мехоҳед, ки чорабинӣ чӣ гуна бошад? 5 аъзои нав ба ташкилоти шумо? 20 миллион донг ба даст овард? Тафаккури дигаронро тағир диҳед? Ҳама ба ҳаяҷон меоянд?- Дар бораи 3 натиҷае, ки аз рӯйдод бештар мехоҳед, фикр кунед ва диққати худро ба иҷрои онҳо равона кунед. Шумо метавонед як ҳадафи молиявӣ, як ҳадафи иҷтимоӣ ва як ҳадафи шахсиро баркашед - ин ба шумо вобаста аст!
Ихтиёриёнро ҷамъ кунед. Дар бисёр соҳаҳои гуногуни кумитаи тадорукот ба шумо аъзоёни хуб ва хуб лозиманд. Онҳо метавонанд ба шумо дар ҳама чиз аз ҷадвалбандӣ, буҷетсозӣ то фиристодани даъватномаҳо, тарроҳии плакатҳо, истиқболи меҳмонон ва тоза кардани пас аз чорабинӣ кӯмак расонанд. Ба ибораи дигар, онҳо ба шумо дар иҷрои кор кумак мекунанд. Агар имконпазир бошад, ихтиёриёне пайдо кунед, ки ба онҳо эътимод дошта бошед!- Боварӣ ҳосил кунед, ки ташкилотчиён ва инчунин менеҷерони чорабиниҳо тибқи ҷадвали дар нақша муқарраркардаи шумо кор кунанд. Ҳамкории тарафҳо кори шуморо осон мекунад. Ҳангоми аз касе мадад пурсидан, аз ибтидо дар бораи интизориҳои худ ва андозаи иштироки онҳо дар ин чорабинӣ дақиқ бошед.
- Агар шумо ихтиёриеро пайдо карда натавонед, гурӯҳи чорабиниҳоро киро кунед! Ин комилан аз намуди чорабиниҳое, ки шумо баргузор мекунед, вобаста аст. Шумо метавонед ҷойро бо дастаи чорабинӣ ба иҷора гиред, ё аз тарафи сеюм киро кунед.
Буҷаи тахминӣ. Тамоми хароҷот, даромад, грантҳо ва дигар хароҷоти фавқулодда бояд ба буҷа дохил карда шаванд. Агар шумо буҷа надошта бошед, шумо чорабиниро бо векселҳои ғафс ва ҳамёни холӣ бе сарфаҳм рафтанатон сарф мекунед. Аз рӯзи аввал воқеъбин бошед, то баъдтар ҳайрон нашавед!- Роҳҳои кам нигоҳ доштани хароҷотро ёбед. Оё шумо метавонед ихтиёриёнро барои кори ройгон ҷалб кунед? Ҷойҳое, ки иҷораашон арзонтар аст (масалан хонаи касе) -ро ба назар гиред? Дар хотир доред, ки як мулоқоти хурд, оддӣ, вале муваффақ аз ҳизби боҳашамате, ки ноком мешавад, хеле беҳтар аст.
Вақт ва макони баргузории чорабиниро муайян кунед. Ин омил аст аз ҳама муҳим чорабинӣ. Вақт ва макони баргузории чорабинии шумо бояд чӣ гуна бошад, ки одамон бигӯянд: "Бале, ман дар онҷо хоҳам буд!" Шумо мехоҳед ин чорабиниро дар замоне баргузор намоед, ки ҳама озоданд ва дар як макони қулай, ки шумо иҷораи кофӣ доред!
- Ҷадвали ҷомеаро, ки шумо дар он зиндагӣ мекунед, санҷед ва баррасӣ кунед, ки кӣ дар ин чорабинӣ иштирок мекунад. Агар шумо занони хонаро равона карда бошед, ташкили чорабиниҳои рӯзона ва ҳамсоягӣ интихоби беҳтарин мебошанд (шумо метавонед хидматрасонии иловагии парасторӣ пешниҳод кунед). Дар мавриди иштирокчии донишҷӯ, як шом дар давоми ҳафта ин чорабиниро дар маркази шаҳр гузаронед. Агар имконпазир бошад, шумо бояд ба ҷои онҳо равед Маҷлис.
- Албатта ҷойҳои зиёди чорабиниҳо мавҷуданд, ки шумо бояд пешакӣ банд кунед. Барои ҳарчи зудтар ба иҷора гирифтани ин маконҳо тамос гиред. Онҳо метавонанд аз оне ки шумо гумон мекунед, гаронтар бошанд!
Логистикаро баррасӣ кунед. Шумо бояд дар бораи логистика аз ҳар ҷиҳат фикр кунед. Истгоҳ чӣ гуна хоҳад буд? Имкони иштироки маъюбон? Шумо бо фазои рӯйдодҳо чӣ кор карда метавонед? Шумо ба чӣ таҷҳизот ниёз доред? Оё ба шумо барои пардохти иловагӣ ягон чизи иловагӣ лозим аст (масалан, нӯшокиҳои баландгӯякҳо, нишонаҳо, нашрияҳо)? Барои бомуваффақият гузаштани чорабинӣ чанд нафар лозим аст?
- Инъикос ва муҳокима бо аъзои ташкилкунандагон барои баррасии ҳама ҷанбаҳои чорабинӣ хеле муҳим аст. Оё ягон монеае ҳаст, ки шумо онро дида метавонед ва аз онҳо канорагирӣ кунед? Оё меҳмонон ба ҷои истиқомат ниёз доранд? Кадом истисноҳо талаб карда мешаванд?
Маркетинг ва таблиғро фикр кунед. Ҳангоми омодагӣ ба ин чорабинӣ, лоиҳаи плакатро созед. Дар плакат бояд маълумот дар бораи сана, вақт, макон, меҳмонони асосӣ, номи чорабинӣ ва мавзӯъ ё хатти чорабинӣ бошад. Азбаски вақти омодагӣ хеле барвақт аст, шумо метавонед вақти зиёдеро бодиққат аз болои ин мундариҷа сарф кунед, аммо шумо бояд лоиҳаи аввалияро тартиб диҳед, то ҳамаи қисмҳо якҷоя бошанд!
- Дар бораи роҳҳои дигари таблиғи чорабинӣ фикр кунед. Паёмҳои электронӣ фиристед? Почтаи почта? Додани маълумот дар Facebook, Twitter, ё як қатор сайтҳои чорабиниҳои онлайн (бештар дар бораи ин баъдтар)? Ба шумо чӣ лозим пеш чорабиниҳо барои ҷалби одамон ва он чизе, ки ба шумо лозим аст дар чорабиниҳо барои боздоштани онҳо?
Корро аз нав танзим кунед. Шояд шумо ҳоло худро хеле ошуфта ҳис карда истодаед. Нафаси чуқур кашед ва нармафзори Excel-ро кушоед. Дар чорабинӣ лоиҳаи ҷадвали фаъолиятро омода кунед. Барои тартиб додани фикрҳои худ аз якчанд ҷадвалҳои Excel истифода кунед. Шояд дар ин лаҳза ҳуҷҷатҳои нолозим ба назар расанд, аммо дар давоми ду моҳи оянда шумо аз худ барои ғамхорӣ карданатон миннатдор хоҳед шуд.
- Ҷадвали кориро (бо мӯҳлати охирин) барои ҳар як фаъолият таҳия кунед. Ҳама аъзоёни ташкилотчиёнро кай ва дар куҷо ба шумо лозим кардан нависед. Бо ин роҳ, шумо метавонед кори худро ба нақша гиред ва баъдтар аз саволҳо канорагирӣ кунед.
Усули 2 аз 4: Ҷадвали корро 2 ҳафта пеш аз ҳодиса
Боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама чиз омода аст. Вақт, макон, меҳмонони асосӣ, ташкилотчии чорабинӣ, номи чорабинӣ ва хатти аломатро муайян кунед. Оё хоҳад буд чизе Оё мо гумроҳ шуда метавонем? Оё тағироти дақиқаи охир рух дода метавонанд? Дар ин лаҳза, ҳама чиз бояд тавре равшан бошад, ки дар коғази сиёҳ ва сафед бошад.
Бо аъзоёни ташкилотчиён мулоқот кунед. Дархости тасдиқ ба буҷа, ҷадвал ва ғайра. аз ташкилкунандагон ва инчунин аз менеҷерони чорабиниҳо. Ҳоло вақти муносиб барои ҳалли саволҳо расидааст. Ҳама вазифаҳои худро ҳанӯз дарк кардаанд? Оё онҳо бо ҳама чиз бароҳатанд?
- Бори дигар бо ташкилотчиён ва инчунин ихтиёриён вохӯред, то дар бораи мушкилоти эҳтимолӣ фикр кунед. Инчунин вақти комил барои банақшагирии амали шумост.
- Боварӣ ҳосил кунед, ки ташкилкунандагон ягон мушкилоти дохилӣ надоранд. Бо ҳамаи сардорони шӯъбаҳо, ташкилотчиён ва инчунин ихтиёриён дар тамос бошед.
Корро дар байни одамони гуногун тақсим кунед ва бигзор шахси дорои таҷриба тамоми фаъолиятро ҳамоҳанг созад. Агар ин як чорабинии махсусан калон бошад, якчанд нафарро барои ҳамоҳангсозии фаъолияти гуногун таҳти назорати як шахс таъин кунед. Ба ин пешво бояд аъзоёни ташкилотчиён эътимод дошта бошанд.
- Шумо бояд аз як то ду нафар аъзо таъин кунед, то вақти истиқболи меҳмонон ва сӯҳбатро сарф кунанд.Асосан, онҳо қабулкунанда мебошанд, ки масъулиятро баланд мебардоранд ва ба ин меҳмонон диҳанд, ки онҳо ғамхорӣ мекунанд.
Боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама саҳифаҳои интернетии марбут ба рӯйдодҳоро навсозӣ кунед. Эҳтимол шумо аллакай Facebook ва Twitter -ро медонед, аммо бисёр сайтҳои дигари онлайн вуҷуд доранд, ки шумо метавонед онҳоро барои таблиғ истифода баред, ба монанди Eventbrite, Evite ва Meetup. Агар шумо ҳеҷ гоҳ дар бораи ин саҳифаҳо нашунида бошед, ҳоло ҷустуҷӯ кунед! Дар сурате, ки чорабинии шумо дар хориҷа бошад ва шумо мехоҳед чиптаҳоро онлайн бифурӯшед, Ticketbud хеле муфид аст.
- Ва, албатта, дар сурати мавҷуд будани сафҳаи онлайн, блог ё сафҳаи Facebook-и ин чорабинӣ навсозӣ кунед. Шумо метавонед ёдраскуниҳои рӯйдодҳоро фиристед, аксҳоро ҷойгир кунед ва посухҳои рӯйдодҳоро идора кунед. Ҳар қадаре ки шумо дар интернет фаъол бошед, чорабинӣ ҳамон қадар васеътар мешавад. Агар шумо як чорабинии марбут ба боғдорӣ, ороиши хона ё дигар соҳаҳои эҷодӣ баргузор кунед, шумо метавонед Pinterest -ро низ истифода баред.
Сарпарастӣ ва дигар сарчашмаҳои пулро аз меҳмонон ҷамъ кунед. Бисёр намудҳои хароҷотҳое ҳастанд, ки дар ҳафтаҳои оянда ба миён меоянд ва шумо намехоҳед ҳамаи инро пардохт кунед! Барои хароҷоти оғоз то каме ҷобаҷо кунед - оё ин иҷораи ҷои чорабинӣ, таҷҳизот ё зиёфат? Шумо инчунин метавонед пеш аз оғози омодагӣ ба ин чорабинӣ баъзе аз маблағҳои дар боло овардашударо пардохт кунед.
- Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо системаи коркарди ҳуҷҷатҳо, сертификатҳо, ҳисобнома-фактураҳо ва дигар ҳуҷҷатҳоро сохтаед. Шумо бояд ҳамаи ҳуҷҷатҳоро барои муроҷиати оянда нигоҳ доред, аз ин рӯ ҳарчи зудтар муташаккил шавед, оянда ҳамон қадар қулай хоҳад буд, алахусус вақте ки шарики шумо ғайрикасбӣ кор мекунад.
Пешбурди чорабинӣ. Нашрияҳоро омода кунед, таблиғотро нашр кунед, ба матбуот нашр кунед, даъватномаҳо, зангҳои телефонӣ, гурӯҳҳои тамосро тавассути почтаи электронӣ фиристед, бо иштирокчиён ё сарпарастони эҳтимолӣ шинос шавед. Чӣ гуна одамон медонанд ва дар чорабинии шумо иштирок мекунанд? Боварӣ ҳосил кунед, ки маълумоти додаатон пурра аст, ба истиснои баъзе омилҳои саволдиҳӣ - кунҷковии меҳмонро низ ҳавасманд бояд кард!
- Дар бораи аудиторияи мақсадноки худ фикр кунед. Агар шумо хоҳед, ки пиронро даъват кунед, шумо вақти фиристодани паёмҳо тавассути нармафзори Snapchat -ро аз даст намедиҳед. Ба ҷойҳое равед, ки онҳо мераванд ё аз асбобҳое, ки шунавандагони шумо истифода мебаранд, истифода баред.
Ашёи заруриро барои чорабинӣ гирд оваред. Ин ашё метавонад медал, бозӣ, тӯҳфа, мукофот ё шаҳодатномаро дар бар гирад. Бисёр чизҳои хурд ва ночизе ҳастанд, ки одамони бетаҷриба ба он таваҷҷӯҳ карда наметавонанд, аммо шумо бояд ҳамаи омилҳои хурдтаринро донед. Мебел, асбобҳо, мизҳо, рӯйпӯшҳо ва дигар ашёи калон ва муҳимро фаромӯш накунед!
- Ин як чизи дигарест, ки шумо бояд барои мулоҳиза кардан вақт ҷудо кунед. То ёфтани 5 ашёе, ки омодагии худро фаромӯш кардаед, қатъ нашавед - аз қалам ва шарфаҳои аввалия то батареяҳо, мукаабҳо ва сими дароз. Шумо мехоҳед, ки ба ҳама гуна вазъият омода бошед.
Ҷобаҷогузорӣ ҳама чиз. Сабти видеоро ташкил кунед. Барои меҳмонон нақлиётро ташкил кунед. Барои дастаи тозакунанда хӯрок ҷобаҷо кунед. Рӯйхат метавонад то абад идома ёбад, аммо бидуни ҷобаҷогузорӣ шумо ин чорабиниро ташкил карда наметавонед!
- Ғизо ва нӯшокӣ омода кунед. Инчунин вақти хубе барои ташкили ҷойҳои махсус, аз қабили ҷойгоҳ барои шахсони имконияташон маҳдуд аст. Санҷед, ки оё ягон меҳмон гиёҳхорон ҳастанд ё дигар талаботи хоси хӯрокхӯрӣ доранд. Бисёр сайтҳои чиптафурӯшии онлайн қисмати "саволҳои худпурсӣ" доранд, ки ба шумо дархостҳои махсуси меҳмонони худро арзёбӣ мекунанд.
- Мизи корӣ ва курсиҳо, заминаҳо, микрофонҳо, баландгӯякҳо, компютерҳо, проекторҳо, минбарҳо - ҳама чизеро, ки дар маҳалли чорабинӣ талаб карда мешавад, омода кунед.
Рӯйхати тамосҳои худро омода кунед. Шумо бояд рақамҳои телефон, суроғаҳо ва суроғаҳои почтаи электронии ташкилкунандагонро дошта бошед. Рӯйхати монандро бо VIP-ҳо (меҳмонони махсусан муҳим) ва провайдерҳои молҳо ё хидматҳо тартиб диҳед. Вақте ки касе ҳозир намешавад ё дер меояд, ин рӯйхатест, ки шумо метавонед истифода баред.
- Биёед бигӯем, ки дастаи зиёфат дер шудааст. Шумо чӣ кор мекунед? Рӯйхати тамосҳои онҳоро фавран гиред ва ба онҳо занг занед. Оҳ, онҳо гумон мекунанд, ки шумо инро хоҳед кард ба ҷое, ки онро ба даст оред 90 кило хуки реза кардашуда? Да ман чӣ. Шумо рӯйхатро ба ҷаноби А медиҳед, ӯ мошини боркашро гирифта ба суроғаи ҷамъоварии гӯшт дар коғаз меравад. Шумо офатро пешгирӣ кардед. Акнун шумо медонед, ки шумо набояд ин дастаи хидматрасониро киро кунед ё роҳнамои аниқ диҳед!
Бо ташкилкунандагон ба макони баргузории чорабинӣ равед. Таваққуфгоҳ, ҳоҷатхонаҳо, утоқҳо ва дарҳоро мушоҳида кунед ва баҳо диҳед. Ҷойҳои наздикро ҷустуҷӯ кунед, ки дар он шумо метавонед нусхабардорӣ кунед, занг занед ва чизҳои заруриро харед. Умуман, макони баргузории чорабинӣ дар даст дошта бошед.
- Бо шахсе, ки тамос гирифтаед, барои иҷораи ҷой сӯҳбат кунед. Онҳо бояд макони баргузориро нисбат ба дигарон беҳтар фаҳманд. Оё мушкиле ҳаст, ки шумо бояд донед? Вақти маҳдуд? Оё дарҳо дар вақтҳои муайян бастаанд? Умедворам, ки чунин нахоҳад шуд - аммо шумо низ бояд дар бораи ҷадвалҳои санҷиши ҳушдор аз сӯхтор маълумот пайдо кунед.
Усули 3 аз 4: Дар давоми 24 соати пеш аз чорабинӣ омода шавед
Ором бош. Шумо инро карда метавонед. Хусусан муҳим аст, ки шумо ором бошед ва ошуфта ва ташвиш накашед. Шумо моҳҳо омодагӣ мегирифтед! Ҳамааш хуб мешавад. Шумо ҳар қадар ором бошед, ҳамкасбони шумо ҳар қадар оромтар бошанд, чорабинӣ ҳамон қадар ҳамвортар мешавад. Ғайр аз ин, ҳама чиз ба зудӣ хотима хоҳад ёфт!
- Ҷиддӣ, шумо инро карда метавонед. Шумо ҳама чизи аз дастатон меомадагиро кардаед, дар бораи ҳамаи мушкилоти эҳтимолӣ фикр карда - агар ягон хатое рӯй диҳад, шумо медонед, ки чӣ гуна мушкилотро ҳал кардан мумкин аст. Ва дар хотир доред: ҳеҷ кас шуморо айбдор карда наметавонад. Меҳмони пурғавғо, хӯрок хуб нест - одамон мефаҳманд, ки шумо наметавонед ҳамаро идора кунед. Ором бошед. Шумо хуб хоҳед буд.
Санҷиши охирин бо аъзои ташкилотчиён. Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо бо ҳама дар бораи роҳҳои расидан ба макони баргузории чорабинӣ ва кай омаданатон сӯҳбат кунед. Он чизе, ки шумо аз ҳама бештар намехоҳед, ин аст, вақте ки тамоми ташкилкунандагон дар рӯзи чорабинӣ ба шумо занг мезананд, зеро шумо намедонед, ки даромадгоҳи қафо дар куҷост.
- Ҳатто агар касе чизе нагӯяд ё ба шумо савол надиҳад, тамоми кӯшишҳои худро барои муайян кардани муносибати дигарон кунед. Оё ҳама аз кори худ қаноатманданд? Оё онҳо бо ҳам муросо мекунанд? Агар не, бо ҳама сӯҳбат кунед ва кӯшиш кунед, ки гиреҳро хориҷ кунед. Шояд касе ба шӯъбаи дигар дохил шавад ё бо дигарон кор кунад.
Ҳама даъватҳо ва посухҳоро санҷед. Меҳмононро дар ҷадвали Excel номбар кунед ва шумораи одамонро ҳисоб кунед. Барои аксарияти чорабиниҳо, шумораи иштирокчиёни тасдиқшуда хоҳад буд нестанд шумораи одамоне, ки воқеан дар чорабинӣ иштирок мекунанд, нишон медиҳад. Шумо метавонед 50 валидатор дошта бошед, аммо дар ниҳоят танҳо 5 адад вуҷуд дорад ё то 500 нафар иштирок мекунанд. Дар ҳоле, ки шумо бояд шумораи валидаторҳоро бидонед, омода бошед, ки вазъиятро дар он ҷо кам ё зиёд иштирок кунанд!
- Ба меҳмонони VIP дар бораи ин чорабинӣ хотиррасон кунед. Шумо аз шумораи одамоне, ки мегӯянд: "Ҳа, дуруст аст, фардо ин тавр нест?" Бо занг ё матни оддӣ, шумо метавонед аз ин пешгирӣ кунед.
Ба ҷои чорабинӣ равед ва санҷед, ки ҳама омодаанд. Оё ҳуҷра озода ва омода аст? Оё дастгоҳҳои электронӣ насб шудаанд ва кор мекунанд? Агар лозим ояд, шумо метавонед ягон дастгоҳро пешакӣ насб кунед? Оё кормандон ба ин чорабинӣ пурра омода шудаанд?
- Санҷед, ки оё ин чорабинӣ тарафдорони кофӣ дорад ё не. Табиист, ки беҳтар аст, агар шумо тарафдорони аз ҳад зиёд лозим дошта бошед. Шояд ба шумо лозим ояд, ки касе аз ҳолати фавқулодда дархост кунед, ба касе ниёз доред, ки меҳмонро огоҳ кунад ё мушкилоте, ки шумо интизор нестед, ҳал кунад. Ё, шумо медонед, шояд ба шумо касе лозим шавад, ки ба шумо қаҳваи бештаре резад.
Барои иштирокчиёни чорабинӣ маҷмӯаҳо омода кунед. Ин маҷмӯа метавонад як шишаи об, қанди конфетӣ, ёддошти часпанда, қалами шарик, брошюра ва ҳама гуна иттилооти дигарро дар бар гирад. Инчунин як фикри хуб, агар шумо хоҳед, ки тӯҳфаҳои хотиравии хурдро илова кунед.Ин як чизи олиест, ки нишон медиҳад, ки чорабинӣ хуб ташкил карда шудааст ва дар айни замон меҳмононро эҳтиром мекунад.
- Ин маҷмӯа метавонад барои меҳмонон ё ташкилкунандагон ё ҳарду бошад! Бари гранола ва қалами шарик ба кӣ маъқул нест?
Ҷадвали иттилооти ҳодиса (варақаи корӣ ё варақаи корӣ). Ин аст рӯйхати ҳамаи маълумоти зарурӣ, ки ба вақт ва / ё бахш тақсим карда шудаанд. Дар давоми дақиқаҳо бо машғулиятҳои муҳим барномаи вазифа омода кунед. Шаблон дар варақи корӣ комилан ба шумо вобаста аст. Барои хондани осон танҳо кӯшиш кунед, ки маълумотро ҳадди аққал нигоҳ доред.
- Агар шумо дар ҳақиқат душвор бошед, инҳоро созед намудҳо як варақи кории гуногун муфид буда метавонад. Нотикон эҳтимолан мехоҳанд рӯйхати меҳмонони дигарро, ки дар куҷо ва кай хоҳанд буд, донанд. Ташкилкунандагон рӯйхати таҷҳизот, мӯҳлатҳо ва нақшаҳои тозакуниро мехоҳанд. Вақте ки шумо барои сохтани варақи корӣ вақти кофӣ доред, ин ба шумо хеле муфид хоҳад буд.
Рӯйхати ашёро барои ба макони баргузорӣ расонидан тартиб диҳед. Вақте ки шумо ба чорабинӣ мерасед, чӣ бад хоҳад буд, ҳама чиз омода аст, ҳама ҳастанд ва шумо дарк мекунед, ки 12 000 пиёларо дар хона фаромӯш кардаед? Ин бад аст. Шумо ҳамаро вайрон кардед. Пас, рӯйхат тартиб диҳед, бори дигар санҷед ва ҳамаи компонентҳоро биёред, то омода шавед!
- Агар ашё дар ҷойҳои гуногун пароканда бошад, ба ҳар як шахс вазифаи мушаххас диҳед. Дар ин ҳолат, ба шумо лозим нест, ки 8 соат давида давида ва ин чизҳоро бо ваҳм ҷамъ кунед. "Як дарахт ҷавон намекунад, се дарахт якҷоя мешаванд, то кӯҳ баланд бошад" - гуфтаанд мардуми қадим.
Усули 4 аз 4: Санаи ҳодисаро назорат кунед
Бо ташкилкунандагон ва ихтиёриён барвақт ба макони чорабинӣ ҳозир шавед. Боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама ҳозиранд ва электроника дуруст кор мекунад. Ягон саволи дақиқаи охир? Агар вақт бошад, биёед нӯшокиҳои нӯшокӣ бинӯшем, мубодила кунем, ҳамаро рӯҳбаланд созем ва дам гирем! Шумо инро карда метавонед. Шумо омодаед.
- Боварӣ ҳосил кунед, ки ташкилотчӣ нишони махсусро пӯшад ё баъзе ашёи шинохтаро дар даст дошта бошад, то иштирокчиёни чорабинӣ дар ҳолати зарурӣ метавонанд кӯмак пурсанд. Баъзан костюмҳои хаки кофӣ нестанд.
Ҳама намуди чизҳо, дар дохили он ва дар берун. Оё ба шумо пуфакҳо дар қуттии почта лозиманд? Плакатҳо дар гӯшаи ҳуҷра? Дар бораи дар ва қад-қади долон чӣ гуфтан мумкин аст? Агар меҳмонони шумо маҷбур шаванд, ки барои расидан ба макони баргузории чорабинӣ аз лабиринти бесарусомонӣ гузаранд, шумо бояд нишонаҳои зиёде барои роҳнамоӣ ба шумо гузоред.
- Баннерҳои хуш омадед ва дигар лавҳаҳои иттилоотӣ дар назди бино махсусан муфиданд. Шумо мехоҳед, ки одамон макони баргузории чорабиниро аз кӯча шинохта тавонанд. Дар ин бора ҳеҷ чизи тааҷҷубовар нест!
- Дар ин чорабинӣ кассаи корӣ ва меҳмонони ба қайд гирифташуда мавҷуданд. Вақте ки меҳмонон аз дар ворид мешаванд, онҳо бояд дақиқ бинанд, ки чӣ кор бояд кунанд. Дар акси ҳол, онҳо дар ҳолати номуайянӣ ва нороҳатӣ давр мезананд. Оё шумо бахши қабули дар боло зикршударо дар хотир доред? Лутфан касеро таъин кунед, ки дар назди дар истад, то истиқбол кунад ва ба ҳама саволҳои меҳмон посух диҳад.
- Мусиқии шинокунанда! Мусиқӣ фазои шармгинро дар ин чорабинӣ нест мекунад.
Боварӣ ҳосил кунед, ки иштирокчиёни чорабинӣ медонанд, ки чӣ мегузарад. Агар нотиқ дер монад, ба шумо лозим меояд, ки огоҳиномаро дар бораи таъхир дар бораи рӯйдодҳо овезед. Агар хӯрок аз вақти пешбинишуда зиёдтар тӯл кашад, меҳмонони чорабинӣ бояд аз тағирёбии ҷадвал огоҳ бошанд. Рӯй додани рӯйдодҳо хеле кам аст - аз ин рӯ, вақте ки ҷадвалҳо аз наздик риоя намешаванд, боварӣ ҳосил кунед, ки ҷонибҳо сӯҳбатро давом медиҳанд.
Акс гиред! Шумо метавонед инро қайд кунед. Ҳамзамон, одамон аз дидани касе, ки дар даст камера дорад, то лаҳзаҳои ҳодисаро ба даст гирад, ба ваҷд хоҳанд омад. Расми баннерӣ сарпараст, баннер, дарвозаи истиқболи, қабули маҳал ва ғ. Шумо инчунин метавонед ин аксҳоро барои соли оянда истифода баред!
- Агар имконпазир бошад, бигзор дӯстатон ё суратгирони касбӣ корро иҷро кунанд. Шумо кори кофӣ доред! Шумо бояд бо меҳмонон сӯҳбат кунед ва хӯрок бихӯред, бинобар ин аксбардории ӯро каси дигар бояд ба ӯҳда гирад.
Гузоштани ҳуҷҷатҳо пас аз чорабинӣ. Шумо бояд дар тасаввуроти меҳмонон ягон андешае ҷойгир кардаед ва шумо мехоҳед, ки онҳо чорабиниро бо фикрҳои мушаххас, мулоҳизакорӣ ё азми амал кардан тарк кунанд. Аз ин рӯ, брошюра ё чизеро, ки онҳо бо худ оварда метавонанд, омода кунед баъд аз чорабинӣ.
- Шумо метавонед овоздиҳиро барои рӯйдоди охирини ин бахш баррасӣ кунед. Воситае фароҳам оред, то онҳо дар бораи фикри худ, чиро такмил диҳанд ва дар чорабинии оянда чӣ мехоҳанд гуфтан гиранд. Ва албатта, чӣ гуна онҳо метавонанд иштирок кунанд!
Ҷойҳои чорабиниҳоро тоза кунед! Ҳисоби барқро санҷед, баннерҳоро тоза кунед, мебелро тоза кунед ва чизҳои дигар. Шумо мехоҳед сайтро ба ҳолати аввалааш баргардонед - хусусан вақте ки шумо иҷорапулиро пардохт мекунед ва мехоҳед баргардед. Шумо инчунин метавонед аз пардохти иловагӣ, ки аз ҷониби провайдери макони баргузории шумо ситонида мешавад, канорагирӣ кунед. Корро баробар тақсим кунед, то раванди тозакунӣ то ҳадди имкон зуд ва мулоим бошад.
- Санҷед, то боварӣ ҳосил кунед, ки ягон ашёи гаронбаҳо боқӣ намондааст. Агар ин тавр бошад, варақаи даъвои ашёи гумшударо омода кунед.
- Агар шумо ба чизе зарар расонед, лутфан ба шахсе, ки тамос гирифтаед, дар бораи иҷора кардани ҷой огоҳ кунед. Ростқавлӣ ва ошкорбаёнӣ ҳамеша муносибати беҳтарин аст.
- Ҳарчи бештар партовҳоро тоза кунед. Пас аз он шӯъбаи таъмир ба зимма мегирад.
Дар бораи ҳамаи вазифаҳои баъд аз чорабинӣ ғамхорӣ кунед. Вобаста аз намуди чорабиниҳое, ки шумо ташкил мекунед, шумо метавонед пас аз баргузории ин чорабинӣ коре надошта бошед, ё ин ки рӯйхати дарози одамон барои ташаккур ва инчунин квитансияҳои интизорӣ пайдо мешаванд. Инҳоянд чанд идея барои оғози кор:
- Ташаккур ба ҳамаи аъзои кумитаи тадорукот, алахусус сарпарастон ва ихтиёриён. Шумо бе онҳо як чорабинӣ ташкил карда наметавонед!
- Масъалаҳои пулро пурра ва ҳал кунед. Ин корро ҳарчи зудтар анҷом додан лозим аст, агар камбудиҳо камтар бошанд, беҳтар аст.
- Маҳфили сипосгузориро ба онҳое, ки ба шумо кумак кардаанд, баргузор кунед. Шумо мехоҳед, ки ҳамсафонатон миннатдор бошанд ва дар айни замон мехоҳед, ки сарпарастони шумо бубинанд, ки онҳо тағирот ва як сабаби хуб овардаанд.
- Тӯҳфаҳо ё дигар нашрияҳоро ба шахсони манфиатдор тақсим кунед.
- Ҳисобнома-фактураҳоро ба сарпарастон ва дигарон интиқол диҳед.
- Аксҳоро дар саҳифаи интернетии ин чорабинӣ ҷойгир кунед.
Барои омӯхтани таҷриба ва дафъаи оянда беҳтар кор кардан маҷлис баргузор кунед. Пас аз ба охир расидани ҳама чиз, шумо мехоҳед, ки дигар хел кор кунед? Чӣ кор мекунад ва чӣ кор намекунад? Мехостед чунин як чорабиниро баргузор кунед? Шумо чӣ омӯхтед?
- Агар шумо аз ҳама ҷавоб гиред, ҳамаи онҳоро хонед. Ҳатто агар шумо аз меҳмонон ҳеҷ посухе нагиред, аз ташкилкунандагони чорабинӣ пурсед! Онҳо чӣ гуна фикр мекунанд? Оё он вақт ба онҳо лаззат овард? Шояд танҳо аз он сабаб, ки гранола ва қалам озод буданд, дуруст аст?
Маслиҳат
- Рӯйхати ҳуҷҷатҳо барои таҳия:
- Буҷаи муваққатӣ
- Ҷадвали чорабиниҳо (вақти ҳар як барнома дар чорабинӣ)
- Даъват
- Рӯйхати меҳмонон
- Нақшаи амал
- Ҷадвали кор (ҷадвали анҷомёбӣ)
- Ҳуҷҷатҳо барои релизҳои матбуотӣ
- Суханронӣ
- Рӯйхати ҳозирин
- Суханронии ҷонибҳо (хулосаи нотиқро замима кунед)
- Барномаи кор
- Ҷадвал бо дақиқаҳо тақсим карда мешавад
- Рӯйхати шабакаи тамос (рақами телефони ташкилкунанда)
- Рӯйхати ашё барои овардан
- Рӯйхати вазифаҳое, ки бояд иҷро карда шаванд
- Ҳисоботи чорабинӣ (ба матбуот ва дигарон)
- Пеш аз баргузории чорабинӣ, шахсони алоҳида / шӯъбаҳоро барои масъулият дар самтҳои зерин таъин кунед:
- Донорҳо
- Ҳозирин
- Меҳмони муҳим, нотиқ
- Таҳия, чоп, мақолаҳо ҷамъоварӣ кунед ва он маҳсулотро арзёбӣ кунед
- Мукофотҳо, тӯҳфаҳои хотиравӣ, тӯҳфаҳо, баннерҳо, шаҳодатномаҳо
- Воситаҳои нақлиёт, хӯроки умумӣ, ташкили чорабиниҳо, ороиш, заминаҳо, таваққуфгоҳ
- ВАО, PR (робитаҳои хориҷӣ), Маркетинг
- Омилҳое, ки ҳангоми интихоби ҷой ва музокирот бо нархҳо ба назар гирифта мешаванд:
- Иқтидори сайт (шумораи иштирокчиён, ба истиснои онҳое, ки расман ҳузур надоранд)
- Дастрасии хӯрок (дар сурате, ки хӯрок дар он макон дастрас бошад)
- Вақт (вақти оғоз ва анҷоми чорабинӣ)
- Равшанӣ (агар ҳодиса шабона рух диҳад)
- Кондитсионер ҳаст ё не
- Таҷҳизоти зарурӣ таъмин карда мешавад (микрофон, баландгӯякҳо ва ғ.)
- Мебел (мебел, дастмолҳои мизӣ ва ғ.)
- Оё дар ин маҳал чорабиниҳои мусиқӣ ва фароғатӣ баргузор шуда метавонанд (бо намоишҳои камтар расмӣ)
- Генератор
- Дастрасии осон ба макони баргузорӣ - новобаста аз он ки ин макон дар маркази шаҳр аст ё не (оё вакилон бидуни мушкил метавонанд ширкат кунанд)
- Хонаи махсус барои ташкилкунандагон, ҳуҷраҳои ивазкунӣ ва ғайра.
- арзиши умумӣ
- Дар рӯзи ҳодиса, шахс / шӯъбаро ба масъулияти зерин таъин кунед:
- Ҳамоҳангсозии умумӣ
- Ҳоҷатхона
- Озуқаворӣ
- Дар саҳро кор мекунад
- Хост (MC)
- Компютерҳо, проекторҳо
- Суратгир
- Қабулгоҳ
- Назорати издиҳом ва PR бо издиҳом
- Майдони таваққуфгоҳ
- Муҳофизат кунед
- Тақсим кардани ҳуҷҷатҳо ва лавозимот (тӯҳфаҳо ва шаҳодатномаҳо ба шахсони мушаххас ва инчунин ҳамаи иштирокчиёни чорабинӣ)
- Омилҳое, ки ҳангоми қабули санаи чорабинӣ ба назар гирифта мешаванд:
- Оё меҳмони асосӣ ва меҳмонони дигари VIP барои як рӯз дастрас хоҳанд буд
- Кадом рӯз барои аудиторияи мақсадноки шумо беҳтар аст?
- Дар ҳама ҳолатҳо, шумо наметавонед кор ва масъулияти худро ба шахси дигар супоред.
- Кор масъул аст.
- Сари вақт. Агар шумо ба таъхир афтед, пурра ва фавран дар бораи кор ба шахсе, ки бояд гузориш диҳед, гузориш диҳед.
- Ҳангоми ба миён омадани мушкилот, дигаронро гунаҳкор накунед, аз ҳад зиёд фикр накунед ва стрессро бештар ба бор оред, роҳҳои ҳалли мушкилотро ёбед.
- Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо нақшаи эвакуатсияро барои ҳолатҳои фавқулодда омода кардаед. Агар чорабинии шумо дар миқёси васеъ бошад, боварӣ ҳосил кунед, ки полис ва табибон навбатдоранд.
Огоҳӣ
- Воҳима ва стресс накунед. Як ҳолати ором ба шумо натиҷаҳои беҳтар меорад.
- Ба ҳар гуна вазъият омода бошед. Баъзан чизҳое хоҳанд буд, ки аз назорати шумо берунанд. Агар шумо узви созмондиҳандагон бошед, вақте касе ба шумо фарёд занад, ба хашм наоед, он шахс метавонад танҳо шиддатнок бошад. Агар шумо ҳамоҳангсоз бошед, стресс ва воҳима накунед. Лутфан оромона ҳама чизро кунед. Кӯшиш кунед, ки дар бораи ҳолатҳои эҳтимолӣ мулоҳиза ронед ва шумо дар ин ҳолатҳо чӣ кор мекардед.
