Ба як ширкат мактуби шикоятӣ нависед

Мундариҷа

Ба қадам
Усули 1 аз 3: Номаи шикоятии худро нависед
Усули 2 аз 3: Истифодаи оҳанг ва формати дуруст
Усули 3 аз 3: пайгирӣ
Маслиҳатҳо
Огоҳӣ

Навиштани мактуби шикоятӣ корест, ки аксари мардум бояд ягон вақт кунанд. Новобаста аз он ки шумо аз маҳсулот ё хидмати ширкат норозӣ ҳастед, одатан масъаларо ба тариқи мутақобилан судманд, тавассути мактуби шикоятии қатъӣ, вале боодобона ҳал кардан мумкин аст. Навиштани як ширкати шикоятӣ набояд душвор ё даҳшатнок бошад - шумо танҳо далелҳоро ба таври возеҳ баён кунед ва боадабона ҳалли масъаларо талаб кунед.

Ба қадам

Усули 1 аз 3: Номаи шикоятии худро нависед

Лутфан мактуби худро ба шӯъбаи хизматрасонӣ ба мизоҷон ирсол кунед. Агар шумо мактуби шикоятӣ нависед, шумо имконияти баландтарини муваффақиятро доред, агар шумо мактубро ба шӯъбаи хизматрасонӣ ба мизоҷон фиристед. Шӯъбаи хизматрасонӣ ба мизоҷон барои баррасии шикоятҳо одат кардааст ва эҳтимолан номаи шумо самаранок ва муассир ҳал карда шавад.
- Кӯшиш кунед, ки номи мудир ё директори хизматрасонӣ ба мизоҷонро ёбед ва номаи худро ба ӯ шахсан муроҷиат кунед. Номаатонро бо азиз оғоз кунед ҷаноб ё Бону.пас аз он насаби онҳо. Агар шумо номи менеҷери хидматрасонии муштариёнро пайдо карда натавонед, танҳо нависед Ҷаноби мӯҳтарам / хонум.
- Шумо бояд суроғаи хидматрасонии муштариёнро дар вебсайти ширкат ё маводҳои таблиғотӣ ё таблиғотии ширкат ё бастабандӣ ё тамғаҳои маҳсулот пайдо кунед.
Ба зудӣ ба мактуби худ бирасед. Дар худи сатри аввали номаи шумо бояд возеҳ гуфта шавад, ки чаро шумо ин номаро менависед ва шикояти шумо дақиқ аст. Лутфан, ҳарчи бештар далелҳои марбута, аз ҷумла сана, вақт ва макони хариди шумо ё хидматро дар якҷоягӣ бо ҳама рақамҳои сериявӣ ё намунавии дахлдор пешниҳод кунед.
- Гирандаи мактуб бояд тавонад нуқтаи асосии номаро дар тӯли панҷ сония муайян кунад, аз ин рӯ аз муқаддимаҳои тӯлонӣ ва номуносиб худдорӣ кунед.
- Шумо метавонед тафсилоти иловагӣ ё тавзеҳотро оид ба вазъият дар сархат пас аз ҳукми аввали худ илова кунед, аммо сатри аввал бояд фавран таваҷҷӯҳи худро ба шикояти шумо то ҳадди имкон ҷалб кунад.
- Масалан, хати ифтитоҳи шумо метавонад чунин бошад: "Ман менависам, ки дар бораи шикастани як мӯйхушккунаки шикастае, ки рӯзи 15 июл аз ширкати шумо харида будам, дар маҳалли ҷойгиршавии A Street, Мисоли Сити".
Махсусан изҳор кунед, ки шумо чӣ гуна натиҷа ё илоҷеро дидан мехоҳед. Агар шумо хоҳед, ки иваз, пули шумо, барқарорсозӣ ё ягон намуди ҷубронпулӣ дошта бошед, лутфан инро дар сархати дуввуми худ ба таври возеҳ баён кунед. Ин ба шумо имкон намедиҳад, ки номаи варақаро дастрас кунед ва ба қабулкунанда чизе оғоз кунед.
- Кӯшиш кунед, ки дар шарҳҳои худ то ҳадди имкон созанда бошед ва роҳҳое пешниҳод кунед, ки ба шумо кӯмак мерасонанд ва муносибатро бо ширкат идома медиҳанд. Агар шумо пули худро баргардонед ё ягон намуди ҷубронпулӣ диҳед, дар айни замон гуфтанӣ ҳастед, ки шумо ба ширкати дигар гузаштан мехоҳед, онҳо маҷбур намешаванд, ки мушкилотро ислоҳ кунанд.
- Агар шумо хоҳед, ки ширкат мушкилоти васеътарро ҳал кунад, инро ба номаи худ дохил кунед, аммо эътироф кунед, ки он вақтро талаб карда метавонад.
- Дар номаи якуми худ ба додгоҳ таҳдид накунед. Ин метавонад роҳи ҳалли ниҳоят ба шумо лозим бошад, аммо аввал мактуби шикоятии худро фиристед ва интизори посух бошед.
Нусхаҳои ҳуҷҷатҳои тасдиқкунандаро замима кунед. Ин метавонад квитансияҳо, шаҳодатномаҳои кафолатӣ, нусхаҳои чекҳои фиристодаатон ва дар ҳолати зарурӣ аксҳо ё видеоҳоро дар бар гирад. Ҳама ҳуҷҷатҳо бояд бо мактуби шумо дохил карда шаванд.
- Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо нусха ҳамаи ҳуҷҷатҳое, ки шумо мехоҳед замима кунед, на нусхаҳои аслӣ. Ҳамин тавр, агар шумо далелҳоро ба ягон каси дигар нишон диҳед, маълумоти муҳимро гум кардан мумкин нест.
- Инчунин боварӣ ҳосил кунед, ки шумо шумораи матни замимаҳоро дар матни ҳарфҳо қайд кунед. Масалан: "Дар замима шумо нусхаи квитансияи аслии ман, инчунин нусхаи варақаи кафолати мӯйхушккунӣ ва маълумоти рақами серияро пайдо мекунед."
Барои ислоҳи мушкилот ба онҳо вақти муайяне деҳ. Он метавонад барои таъмин намудани мӯҳлати дақиқи кӯмак, ки дар он шумо мехоҳед мушкилот ҳалли худро ёбад. Ин ба шумо оромии рӯҳӣ мебахшад ва ба зудӣ ҳал шудани мушкилот кӯмак мерасонад.
- Муқаррар кардани мӯҳлат инчунин ба гум шудан ё фаромӯш шудани мактубатон мусоидат мекунад, ки ин метавонад боиси мушкилот ва кинаҳои минбаъдаи байни шумо ва ширкат гардад.
- Боварӣ ҳосил кунед, ки мӯҳлати додаатон оқилона аст.Одатан як ё ду ҳафта кофӣ аст, гарчанде ки он вобаста ба дархости шумо фарқ мекунад.
Ба нома эҳтиромона хотима диҳед. Ба қабулкунанда барои кӯмакашон ташаккур ва ба онҳо хабар диҳед, ки чӣ гуна ва кай метавонанд ба шумо муроҷиат карда, масъаларо ҳал кунанд. Ин кори онҳоро хеле осон мекунад ва ба шумо имкон медиҳад, ки натиҷаи бештар самарабахшро интизор шавед.
- Ҳарфро бо Бо эҳтиром ё Бо эҳтироми самимона (охирин каме расмӣ аст). Аз формулаҳои ғайрирасмии пӯшида, ба монанди "Салом" худдорӣ кунед.

Усули 2 аз 3: Истифодаи оҳанг ва формати дуруст

Боадаб бошед. Шояд шумо хашмгин шавед ва шумо ҳақ ҳастед, аммо дағалӣ кардан танҳо қабулкунандаро дар ҳимоя мекунад. Бо оҳанги эҳтиромона нависед ва аз ҳар навъ эродҳои таҳдидомез, хашмгин ва кинояомез худдорӣ кунед. Дар хотир доред, ки шахсе, ки мактуби шуморо хондааст, барои рӯйдод бевосита масъул набуд ва онҳо ба мизоҷи боадаб ва хушмуомила назар ба шахси хашмгирифта ва айбдоршаванда хеле мусбаттар хоҳанд буд.
- Дар хотир доред, ки ширкате, ки шумо менависед, шуморо равона намекунад. Аксари ширкатҳо манфиатдоранд, ки мизоҷони худро хушбахт нигоҳ доранд.
- Шумо хеле муваффақ хоҳед шуд, агар шумо ба қабулкунанда ҳамчун ба ҷои оне, ки онҳо бадхоҳанд, ба шумо кумак кунанд, муносибат кунед.
- Вақте ки шумо ба хашм омадаед, нанависед. Пеш аз навиштани номаи худ ором шавед. Ё агар шумо хоҳед, мактубро дар ҳоле нависед, ки буғ ҳанӯз аз гӯшҳои шумо берун меояд, пас пеш аз фиристодан як ё ду рӯз мунтазир шавед. Эҳтимол шумо мехоҳед чизҳоеро ислоҳ кунед, то канорае бигиред.
Кӯтоҳ бошед. Намояндагони хидматрасонӣ дар як рӯз метавонанд садҳо мактуб гиранд, аз ин рӯ, ба шумо зарур аст, ки зуд ба ин нуқта расед, то онҳо ҳангоми хондан сар кунанд, то бо онҳо чӣ кор карданашонро аниқ донанд. Агар мактуби шумо хеле дароз ё муфассал бошад, хонанда онро дар саросари ҷаҳон мехонад ва дар ниҳоят дар бораи мушкилоти дақиқ ё ҳалли дилхоҳ тасаввуроти равшан надорад.
- Аз ҷузъиёти аз ҳад зиёд ё тирадҳои дароз ё монологҳо худдорӣ кунед.
- Кӯшиш кунед, ки номаи худро бо як тараф маҳдуд нигоҳ доред, ё камтар аз 200 калима.
Эҳтироми фармон. Татбиқи эҳтиром дар мактуби шумо оҳанги дурустро фароҳам меорад ва ба ширкат имкон медиҳад, ки шикояти шуморо ҷиддӣ бигирад. Ин алалхусус ба шикоятҳои ҷиддитар дахл дорад, ки метавонанд оқибатҳои назарраси молиявӣ дошта бошанд.
- Иҷрои эҳтиром як қатор чизҳоро дар бар мегирад, ба монанди сифати забон, дониши шумо дар бораи ҳуқуқҳо ва масъулиятҳои ширкат, инчунин пешниҳоди касбии нома.
- Ҳамаи ин чизҳо ба шумо эътимод мебахшанд, ки ин бояд ба посух ба номаи шумо таъсири мусбат расонад.
Номаи худро ба таври возеҳ ва дуруст ташкил кунед. Тавре ки дар боло қайд кардем, ба тартиб даровардани мактубатон ба тарзи қабули шикояти шумо таъсири мусбат мерасонад, ном, суроға ва санаи худро дар тарафи чапи боло, пас аз он ном ё унвони шахсе, ки шумо менависед, якҷоя бо суроғаи ширкат танҳо дар болои қисми мактуб.
- Ҳамеша мактубатонро дар компютер нависед, ки ин хонданро осонтар мекунад ва хеле зебо менамояд. Агар ба шумо лозим ояд, ки мактуби худро нависед, боварӣ ҳосил кунед, ки хати шумо возеҳ ва фаҳмо бошад, бе калимаҳо ва доғҳои сиёҳ.
- Барои навиштани имзои худ, дар поён як ҷои холӣ гузоред Бо эҳтиром ё Бо эҳтироми самимона ки шумо метавонед имзои худро гузоред. Дар зери ин фосила номи худро нависед, то он ба таври возеҳ хонда шавад.
- Ҳарфро тозаву озода ва бо сархатҳо тақрибан ҳамон андоза нигоҳ доред.
Имло ва грамматикаро санҷед. Имло ва грамматикаи нодуруст метавонад ба тарзи қабули шикояти шумо таъсири манфӣ расонад. Пеш аз чоп кардани мактуб, санҷиши имлоро дар компютератон истифода баред ё пеш аз фиристодан ягон каси дигарро хонед.

Усули 3 аз 3: пайгирӣ

Мӯҳлати интизоршударо интизор шавед. То даме, ки мӯҳлати дар ҳарфи якуми шумо додашуда сабр кунед, коре накунед. Агар ин сана гузарад ва шумо то ҳол чизе нашунидаед, занги телефонӣ ё почтаи электрониро пайгирӣ кунед, то ки мактуб гирифта шудааст. Ҳамеша беҳтар аст, ки ба ширкат манфиати шубҳа диҳед.
- Агар шумо то ҳол иттилооти марбут ба мактуби шуморо нагирифта бошед ва ё агар гирифта бошед, аммо вазъ ғайриқаноатбахш ҳал карда шуда бошад, шумо метавонед бо фиристодани шикояти худ ба шахси дараҷаи олӣ идома диҳед.
Дар сохтори фармон ба боло кор кунед. Агар шумо дар муносибат бо директори хизматрасонӣ ба мизоҷон муваффақ набошед, кӯшиш кунед, ки кӣ дар зинаи болотар аст ва ба он шахс нависед. Ҳар вақте, ки шумо ба зина боло бароед, хоҳ аз намояндаи хидматрасонӣ ба директор то директор то муовини раис то директори генералӣ, мукотибаҳоеро, ки дар сатҳи қаблӣ доштед илова кунед. Ҳамин тариқ, намояндаи нави фурӯши шумо дар ширкат медонад, ки чӣ мегузарад ва эҳтимолан масъала бидуни даъво ҳал карда шавад.
- Пеш аз боло рафтан ба теппа беҳтар аст, на аз боло рафтан, аз шӯъбаи хизматрасонӣ ба мизоҷон. Ин аст, ки шӯъбаи хизматрасонӣ ба мизоҷон дар баррасии ин намуди шикоятҳо таҷрибаи бештар дорад ва эҳтимол дорад, ки мактубҳо ба CEO ба ин шӯъба фиристода шаванд.
- Агар ин тавр бошад, намояндагони хидматрасонии муштариён метавонанд ба таври худкор шуморо барои аз худ дур кардани сари худ дар назари номусоид оғоз кунанд.
- Дар хотир доред, ки агар шумо ба директор ё мудири кулл мактуб нависед, он бояд возеҳу равшан, мухтасар ва хуб навишта шавад, зеро онҳо эҳтимолан дар бораи ин ҳодиса ҳанӯз хабар надоранд.
Агар шумо хоҳед, ки ба додгоҳ муроҷиат кунед, ба назди адвокат муроҷиат кунед. Вай ё худ медонад, ки чӣ кор кунад. Дар хотир доред, ки мурофиаи судӣ чораи охирин аст ва дарҳол дар мактуби худ овардани он оҳанги манфӣ ба миён меорад ва хавфи канор рафтани талабот оид ба ҷубронро ба миён меорад. Он инчунин метавонад барои шумо манфӣ бошад, агар онҳо пай баранд, ки шумо блуфинг мекунед.

Маслиҳатҳо

Пеш аз навиштан, лаҳзае андеша кунед, ки чӣ шуд. Вақте ки шумо дар бораи ҳама чиз фикр мекардед ва аниқ медонед, ки чӣ мехоҳед ва чӣ гуна мехоҳед инро талаб кунед, шумо омодаед номаи худро нависед.
Боварӣ ҳосил кунед, ки ном, суроға, почтаи электронӣ ва рақами телефони шумо (хона, кор ва агар имкон бошад, мобилӣ) дар номаи шумост. Инчунин тафсилоти хонандаро пурсед, то ҳардуи шумо аз пешрафти шикояти худ бохабар бошед.
Онро бори дигар хонед ва боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама чиз ҳақиқӣ, самимӣ ва тасдиқшаванда аст.
Қасам нахӯред. Дар хотир доред, ки шумо ҷуброн мехоҳед ё роҳи ҳалро мехоҳед ва хафа кардани хонандаи шумо ба ин мусоидат намекунад. Агар шумо хоҳед, ки забони қавитарро истифода баред, аз овози ғайрифаъол канорагирӣ кунед ва калимаҳоеро истифода баред, ки бевосита ва тавсифӣ дошта бошанд. Шояд шумо будед ҳайрон ё ҳатто ҳис мекард нафрат, суханони қавитар аз содда ноумед.
Пешниҳод кардани шикояти шумо ба таври хаттӣ нисбат ба фиристодани почтаи электронӣ, факс ё шарҳҳо дар блог ё вебсайти онҳо таъсири қавитар дорад. Аксарияти ширкатҳо шикоятҳои расмии хаттиро бо афзалияти баландтар баррасӣ мекунанд.
Агар шумо барои шикоят аз як шахси мушаххас навишта бошед, мактуби худро бо камбудиҳои онҳо маҳдуд кунед ва дар маҷмӯъ аз ташкилот шикоят накунед. Агар шумо барои шикоят кардан аз сиёсатҳои ширкат менависед, шунаванда ва сиёсатро таҳқир накунед. Танҳо мушкилоти худро ва чӣ гуна ҳалли онро мехоҳед изҳор кунед.
Баёноти шоҳидонро зери савганд нафиристед. Дар асл, агар шумо фикр кунед, ки ба суд муроҷиат хоҳед кард, шумо эҳтимол мехоҳед на танҳо шаҳодатнома, балки номи ӯро низ пинҳон кунед. Инчунин дар хотир доред, ки муроҷиат ба суд эҳтимолан арзон нест. Дар аксари ҳолатҳо, ба даст овардани созиш ба таври ғайрирасмӣ ё ҳадди аксар тавассути кумитаи баҳсҳо беҳтар аст.
Вебсайтҳои муштариён ҳастанд, ки дар онҳо шумо метавонед шикоятҳо пешниҳод кунед ва бубинед, ки оё дигарон бо он ширкати мушаххас дар як ҳолат қарор доранд.
Нусхаҳои ҳамаи мукотибот ва санаҳои фиристодани мактубҳои шуморо нигоҳ доред.

Огоҳӣ

Навиштани мактуб бо таҳдид ба зӯроварии ҷисмонӣ, нобуд кардани моликият ё ҳамла ба саломатӣ ва бехатарӣ ғайриқонунӣ аст. Таҳдид метавонад ҳамчун таҳдид маънидод карда шавад ва метавонад барои даъво асос ёбад ва метавонад ҷарима ё ҳатто ҳабс карда шавад. Ба худ лутф кунед ва таҳдидҳоро фаромӯш кунед. Онҳоро рӯи коғаз напартоед ё нафиристед!