Мундариҷа

• Ба қадам
• Қисми 1 аз 3: Танзими SOP-и худ
• Қисми 2 аз 3: Навиштани SOP-и худ
• Қисми 3 аз 3: Таъмини муваффақият ва дақиқӣ
• Маслиҳатҳо

Тартиби Амалиёти Стандартӣ (SOP) дорои маълумот дар бораи марҳила ба марҳила иҷро кардани вазифа мебошад. SOP-и мавҷудбуда танҳо бояд тағир дода шавад ва навсозӣ карда шавад, аммо шумо инчунин метавонед худро дар ҳолате қарор диҳед, ки шумо бояд онро пурра насб кунед.

Ба қадам

Қисми 1 аз 3: Танзими SOP-и худ

1. Форматро интихоб кунед. Як роҳи дуруст ва нодурусти навиштани SOP вуҷуд надорад. Аммо ширкати шумо эҳтимолан аллакай як қатор SOP-ҳо дорад, ки шумо метавонед ба онҳо тасаввурот оид ба насби дилхоҳро бинед. Ҳамчун намуна SOP-ҳои мавҷударо истифода баред - агар онҳо бошанд. Агар чунин нест, шумо якчанд имконот доред:
   • Насб бо қадамҳои оддӣ. Ин барои расмиёти муқаррарӣ, ки кӯтоҳ, натиҷаҳои ночиз медиҳанд ва оқилона мушаххас мебошанд, хуб аст. Дарвоқеъ, берун аз ҳуҷҷатҳои зарурӣ ва чораҳои эҳтиётӣ, ин ҷуз як рӯйхати нуқтаҳо нест, ки хонандаро бо ҷумлаҳои оддӣ мегӯяд, чӣ бояд кард.
   • Насб бо қадамҳои иерархӣ. Ин барои тартиботи тӯлонитар кор мекунад - бо зиёда аз даҳ марҳила, ки қарор қабул кардан, дақиқ ва истилоҳотро талаб мекунад. Ин одатан рӯйхати қадамҳои асосӣ ва зергурӯҳҳои онҳо бо тартиби муайян мебошад.
   • Насб бо диаграммаҳои ҷараён. Агар расмиёт бештар ба харита шабеҳ бошад, бо натиҷаҳои гуногуни имконпазир, схемаи беҳтарин роҳи ҳал аст. Вақте ки натиҷаҳоро дуруст пешгӯӣ кардан ғайриимкон аст, шумо бояд ин насбро интихоб кунед.
2. Дар бораи шунавандагони худ фикр кунед. Пеш аз навиштани SOP се чизи муҳимро бояд ба назар гирифт:
   • Шунавандагони шумо аллакай чиро медонанд? Оё ҷамъияти шумо бо ташкилот ва расмиёти он ошно аст? Оё онҳо истилоҳотро медонанд? Забоне, ки шумо истифода мебаред, бояд ба дониш ва саҳми хонанда мувофиқат кунад.
   • Қобилиятҳои забонии шунавандагони шумо. Оё мумкин аст нафароне бошанд, ки агар онҳо SOP "" -и шуморо хонанд, бо забони шумо ҳарф намезананд? Агар ин тавр бошад, хуб аст, ки тасвирҳоро бо сарлавҳа ва диаграммаҳо дохил кунед.
   • Андозаи шунавандагони шумо. Агар SOP-и шуморо ҳамзамон бисёр одамон (дар нақшҳои гуногун) хонанд, шумо бояд ҳуҷҷатро ҳамчун диалог дар намоиш гузошта бошед: корбари 1 кореро анҷом медиҳад, пас корбари 2 ва ғайра. Бо ин роҳ, ҳар як корбар мебинад, ки чӣ гуна ӯ як тими ҷисмонӣ дар мошини ҳамвор кор мекунад.
3. Дар бораи дониши "шумо" фикр кунед. Хати поён ин аст: Оё шумо шахси дурусте ҳастед, ки инро менависад? Оё шумо мефаҳмед, ки ин дар бораи чӣ аст? Чӣ гуна он метавонад хато кунад? Чӣ гуна он бояд бехатар бошад? Дар акси ҳол, шумо беҳтараш корро ба каси дигар супоред. A суст навишта шудааст - ё бадтар, нодуруст навишта шудааст - SOP на танҳо ба коҳиши ҳосилнокӣ ва нокомии ташкилот оварда мерасонад, балки инчунин метавонад хатарнок бошад ва ба ҳама чиз аз дастаи шумо то муҳити атроф таъсир расонад. Хулоса, ин хатаре нест, ки шумо мехоҳед бигиред.
   • Агар ин як лоиҳае бошад, ки шумо вазифадоред онро анҷом диҳед, натарсед аз онҳое, ки ҳамарӯза бо ин кор машғуланд, кумак пурсед. Гузаронидани мусоҳибаҳо як қисми маъмули раванди ташкили SOP мебошад.
4. Байни SOP кӯтоҳ ё дарозро интихоб кунед. Агар шумо як SOP барои гурӯҳи одамоне, ки бо протокол, истилоҳот ва ғайра ошно ҳастанд, менависед ё навсозӣ мекунед ва танҳо мехоҳед SOP-и кӯтоҳ ва кӯтоҳе, ба монанди рӯйхати назорат, шумо метавонед онро кӯтоҳ нигоҳ доред.
   • Ғайр аз ҳадафи умумӣ ва дигар маълумоти дахлдор (сана, муаллиф, рақами ID ва ғ.), Он танҳо рӯйхати қадамҳоро дар бар мегирад. Агар тафсилот ё тавзеҳи иловагӣ лозим нашавад, ин кофист.
5. Ҳадафи SOP-ро дар хотир нигоҳ доред. Маълум аст, ки шумо бо як тартиботе сарукор доред, ки дар ташкилоти шумо гаштаю баргашта такрор мешавад. Аммо оё ягон арзиши мушаххаси ин SOP ягон сабаби мушаххас дорад? Оё дар он бояд амният таъкид карда шавад? Чораҳои мутобиқат? Оё он барои омӯзиш истифода мешавад ё ҳамарӯза? Инҳоянд чанд сабабе, ки SOP-и шумо барои муваффақияти дастаи шумо зарур аст:
   • Барои таъмини риояи меъёрҳои мутобиқат
   • Барои зиёд кардани талаботи истеҳсолот
   • барои он, ки ин тартиб ба муҳити зист таъсири манфӣ нарасонад
   • Барои таъмини бехатарӣ
   • Барои он, ки ҳама чиз мувофиқи ҷадвал гузарад
   • Барои роҳ надодан ба нуқсонҳои истеҳсолӣ
   • Барои истифода ҳамчун ҳуҷҷати таълимӣ
     • Донистани он ки дар SOP-и худ чиро бояд таъкид кард, сохтори ҳуҷҷатро дар атрофи он нуқтаҳо осон мекунад. Инчунин дидан то чӣ андоза муҳим будани SOP-и шумо осонтар аст.

Қисми 2 аз 3: Навиштани SOP-и худ

1. Маводи заруриро тавсиф кунед. SOPs техникӣ, ба таври умум, "ба ғайр аз" худи тартиб, аз чор унсур иборатанд:
   • Саҳифаи унвон. Ин 1) унвони расмиёт, 2) рақами мушаххаси SOP, 3) санаи баровардан ё тағир додан, 4) номи ширкат, бахш ё шӯъбае, ки SOP ба он марбут аст ва 5) имзоҳо аз онҳое, ки SOP-ро омода ва тасдиқ карданд. Шумо метавонед ин саҳифаро тавре, ки мехоҳед насб кунед, ба шарте ки ин маълумот дақиқ бошад.
   • Индекс. Ин танҳо дар сурате зарур аст, ки агар SOP-и шумо дароз бошад, то шумо битавонед онро ба осонӣ ҷустуҷӯ кунед. Насби оддии стандартӣ он чизест, ки ба шумо дар ин ҷо лозим аст.
   • Сифат ва назорати сифат. Тартиб хуб нест, агар он тафтиш карда нашавад. Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо маводи зарурӣ ва ҷузъиёти мавҷударо доред, то хонанда тасдиқ кунад, ки натиҷаи дилхоҳ ба даст оварда шудааст. Ин метавонад дар шакли ҳуҷҷатҳои дигар бошад, масалан, намунаҳои арзёбӣ.
   • Маълумотнома. Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо рӯйхати ҳама маълумотномаҳои истинодшуда ё овардашуда доред. Ҳангоми истинод ба дигар СОПҳо, итминон ҳосил кунед, ки маълумоти зарурӣ ба замима илова карда шудааст.
     • Шояд ташкилоти шумо протоколҳои дигареро истифода барад, ки инҳоянд. Агар шумо метавонед ба SOP-ҳои аллакай мавҷудбуда муроҷиат кунед, ин сохтро тарк кунед ва ба он чизе, ки аллакай вуҷуд дорад, пайваст шавед.
2. Дар худи расмиёт, боварӣ ҳосил кунед, ки инҳоро риоя кунед:
   • Соҳа ва татбиқ. Ба ибораи дигар, ҳадафи раванд, ҳудуди онро, балки инчунин чӣ гуна истифода шудани онро тавсиф кунед. Илова кардани стандартҳо, қоидаҳо, нақшҳо ва масъулиятҳо, ва воридот ва натиҷа.
   • Методология ва расмиёт. Ин гӯшти устухон аст - ҳамаи қадамҳо, аз ҷумла ҷузъиёти зарурӣ ва аз ҷумла тамоми таҷҳизоти заруриро номбар кунед. Тартиботи минбаъда ва омилҳои қарорро дохил кунед.Нуқтаҳои "чӣ ... агар" ва вайронкориҳои эҳтимолӣ ё нигарониҳои амниятиро муайян кунед.
   • Тавзеҳи истилоҳот. Ихтисорот ва ибораҳоро муайян кунед, ки дар забони маъмулӣ нестанд.
   • Огоҳии саломатӣ ва бехатарӣ. Инҳоро дар боби алоҳида номбар кунед ва инчунин дар паҳлӯи қадамҳое, ки ба он алоқаманданд, номбар кунед. Ин чизҳоро майда-чуйда накунед.
   • Таҷҳизот ва мавод. Номбар кунед, ки чӣ лозим аст ва шумо кадом таҷҳизот ё стандартҳои таҷҳизотро кай ва дар куҷо пайдо карда метавонед.
   • Огоҳӣ ва мушкилот. Пас, шӯъбаи мушкилот. Дар бораи ҳар чизе, ки хато карданаш мумкин аст, сӯҳбат кунед, ки ба чӣ бояд назар кард ва барои маҳсулоти ниҳоӣ ва комил мушкилот чӣ буда метавонад.
     • Ба ҳар як мавзӯъ боби худро диҳед (одатан рақамгузорӣ кунед), то SOP-и шумо аз ҳад зиёд забоншиносӣ ва печида нашавад ва чизҳо дастрас бошанд.
     • Ин рӯйхати мукаммал нест; ин танҳо як нӯги яхбандиҳои мурофиавӣ мебошад. Ташкилоти шумо метавонад нишон диҳад, ки кадом ҷанбаҳои дигар диққатро талаб мекунанд.
3. Навиштаҳои худро кӯтоҳ ва хонданашон осон нигоҳ доред. Имкон дорад, ки шунавандагони шумо онҳоро барои масхара нахонанд. Онро кӯтоҳ ва ширин нигоҳ доред - дар акси ҳол шумо диққататонро гум мекунед ё онҳо ҳуҷҷатро душвор ва фаҳмиданашон душвор хоҳад шуд. Ҷумларо то ҳадди имкон кӯтоҳтар нигоҳ доред.
   • Ана ин бад мисол: Пеш аз истифода бурдани онҳо, хокро аз дохилшавии ҳаво тоза кунед.
   • Ана ин хуб мисол ": Пеш аз истифода, тамоми чангу ғубори воридшавии ҳаворо тоза кунед.
   • Умуман, дар бораи "шумо" ҳарф назанед. Ин худ сухан мегӯяд. Фаъолона ҳарф занед ва ҳукмҳоятонро бо ҳатмӣ оғоз кунед.
4. Дар ҳолати зарурӣ, аз кормандоне, ки дар ҷараён иштирок доранд, дар бораи чӣ гуна иҷро кардани кор мусоҳиба гиред. Охирин чизе, ки шумо мехоҳед, ин навиштани SOP аст, ки фақат маъно надорад. Шумо бехатарӣ, самаранокӣ ва вақти кори гурӯҳатонро зери хатар мегузоред ва шумо тартиби ба инобат гирифташударо ба назар намегиред - чизе ки ҳамкасбонатон ба шумо ташаккур намегӯянд. Агар зарур бошад савол диҳед! Ин бояд дуруст анҷом дода шавад!
   • Агар чизе норӯшан бошад, аз одамони гуногун хоҳиш кунед, ки ҳама нақшҳо ва масъулиятҳоро ба дӯш гиранд. Як узви гурӯҳ метавонад ба SOP риоя накунад ва дигаре метавонад танҳо дар баъзе амалҳо ширкат варзад.
5. Қисмҳои калони матнро бо диаграммаҳо ва диаграммаҳо ҷудо кунед. Агар шумо бо як ё ду қадаме, ки махсусан душвор аст, сару кор гиред, шумо метавонед онро бо диаграмма ё диаграмма барои хонандагони худ осон созед. Хондан осонтар мешавад ва он ба ақл аз кӯшиши фаҳмидани ҳама чиз танаффус медиҳад. Ва ба назари шумо он мукаммалтар ва хубтар навишта шудааст.
   • Онҳоро на танҳо барои хушбӯӣ кардан ё SOP-и худ бештар таъсирбахштар кардан; инро танҳо дар сурате иҷро кунед, ки агар ин маънои оқилона дошта бошад ё шумо монеаи забонро бартараф карданӣ бошед.
6. Боварӣ ҳосил кунед, ки ҳар як саҳифа рамзгузории дуруст дорад. SOP-и шумо, бешубҳа, яке аз бисёр SOP-ҳо мебошад. Аз ин сабаб, ташкилоти шумо бояд як навъ пойгоҳи додаҳоеро нигоҳ дорад, ки дар он ҳама чиз дар асоси системаи муайяни индексатсия нигоҳ дошта шавад. SOP-и шумо ҷузъи ин индексатсия мебошад ва аз ин рӯ барои дарёфт кардан ба ягон шакли рамзгузорӣ ниёз дорад. Аз ин рӯ бояд возеҳу равшан гуфта шавад.
   • Ҳар як саҳифа бояд унвони кӯтоҳ ё рақами ID, сана ва рақами саҳифа дошта бошад. Шояд ба шумо эзоҳҳо лозим шаванд; ки аз сиёсати ташкилоти шумо дар ин бора вобаста аст.

Қисми 3 аз 3: Таъмини муваффақият ва дақиқӣ

1. Тартиби санҷишро санҷед. Агар шумо намехоҳед тартиби худро санҷед, эҳтимолан шумо онро ба қадри кофӣ навишта нашудаед. Аз касе, ки "фаҳмиши маҳдуд" -и ин равандро талаб мекунад (ё аз намояндаи хонандаи умумӣ) хоҳиш кунед, ки SOP-и худро истифода барад ва онро роҳнамоӣ кунад. Онҳо ба кадом мушкилот дучор меоянд? Агар мавҷуданд, шумо бояд онҳоро ҳал кунед ва тасҳеҳоти заруриро ворид кунед.
   • Беҳтараш санҷиши SOP-и худро тавассути чанд нафар гузаронед. Одамони гуногун ба чизҳои гуногун дучор мешаванд, ки ба шумо ҷавобҳои зиёд (умедворам муфид) медиҳанд.
   • Боварӣ ҳосил кунед, ки ин тартиб аз ҷониби касе санҷида мешавад, ки ҳеҷ гоҳ ин корро накардааст. Касе, ки пешакӣ огоҳӣ дорад, ба он такя мекунад, ки на дар ҷои аввал, балки дар кори шумо пеш равад, то ин ки нишонаро аз даст надиҳад.
2. Оё SOP аз ҷониби онҳое, ки воқеан расмиётро иҷро мекунанд, баҳогузорӣ карда шавад. Дар ниҳоят муҳим нест дар замони ҳозира ки роҳбарони шумо дар бораи SOP чӣ фикр мекунанд. Сухан дар бораи онҳое меравад, ки дар он ҷо ҳастанд дар асл бояд ҳамкорӣ кунанд. Пас, пеш аз фиристодан ба сардорони боло, меваи қаламро ба онҳое нишон диҳед, ки кореро иҷро мекунанд ё аллакай иҷро мекунанд. Пайдо чӣ вай аз он?
   • Бо ҷалби онҳо ва ба як қисми раванд табдил додани онҳо, онҳо эҳтимолан ин SOP-ро қабул мекунанд. Ва онҳо, бешубҳа, якчанд ғояҳои олӣ доранд!
3. SOP-и худро аз ҷониби мушовирон ва шӯъбаи назорати сифат тафтиш кунед. Пас аз он ки гурӯҳ хуб аст, шумо метавонед онро ба мушовирони худ фиристед. Онҳо метавонанд дар бораи худи кор камтар чизе бигӯянд, аммо онҳо ба шумо хабар медиҳанд, ки оё насб хуб аст, агар шумо ягон чизро фаромӯш карда бошед ва онҳо ба шумо имкон медиҳанд, ки ҳама чизро расмӣ ва як қисми система созед.
   • Барои гирифтани тасдиқи ҳуҷҷатҳо аз системаҳои расмии масир истифода баред, то шумо итминон дошта бошед, ки раванди тасдиқ дуруст имзо шудааст. Ин аз ташкилот ба ташкилот фарқ мекунад. Шумо танҳо мехоҳед боварӣ ҳосил кунед, ки ҳама суханони худро гуфтаанд ва ҳамаи қоидаҳо риоя шудаанд.
   • Дар зери он бояд имзоҳо бошанд. Аксари ширкатҳо дигар бо имзои электронӣ мушкиле надоранд.
4. Ҳамин ки тасдиқ карда шуд, истифодаи SOP-и худро оғоз кунед. Шояд ба шумо лозим ояд, ки барои кормандони ҷалбшуда омӯзиш ташкил кунед, аммо ин маънои онро дорад, ки коғазатон дар ҳоҷатхона овезон аст. Бо вуҷуди ин, боварӣ ҳосил кунед, ки кори шумо истифода мешавад! Шумо инро кардед. Вақти каме эътироф кардан!
   • Боварӣ ҳосил кунед, ки SOP-и шумо боқӣ мемонад. Агар ин ҳолат дигар набошад, фавран навсозиро тартиб диҳед, тасдиқ ва ҳуҷҷатгузорӣ кардани навсозиҳоро таъмин намоед ва дубора SOP фиристед. Бехатарӣ, ҳосилнокӣ ва муваффақияти дастаи шумо аз он вобаста аст.

Маслиҳатҳо

• Барои фаҳмонидани қадамҳо танҳо аз Голландия истифода баред.
• Агар имконпазир бошад, ҷалби ҷонибҳои манфиатдорро фаромӯш накунед, то раванди хаттӣ бо раванди воқеӣ мувофиқат кунад.
• Санҷед, ки версияи кӯҳнаи SOP мавҷуд аст. Шояд шумо метавонед худро бо чанд тағироти фаврӣ маҳдуд кунед. Боварӣ ҳосил кунед, ки онҳоро низ дуруст ҳуҷҷат кунед!
• Бо ҳар як версияи нав таърихи ҳуҷҷат дошта бошед.
• Диаграммаҳо ва тасвирҳоро истифода баред, то хонанда равандро дуруст пайгирӣ кунад.
• Ба возеҳият диққат диҳед. Боварӣ ҳосил кунед, ки тафсири сершумор ғайриимкон аст. Тартибро ба шахси ношинос нишон диҳед ва аз ӯ пурсед, ки чӣ фикр дорад: шумо ба ҳар ҳол метавонистед бо сюрпризҳо дучор оед.
• Пеш аз тасдиқ кардан ҳуҷҷататонро тафтиш кунед.