Мундариҷа

• Қадамҳо
• Маслиҳат
• Огоҳӣ

Ба шумо як мактуби касбӣ ва боодобона навиштан лозим аст? Аксари паёмҳои корӣ пешакӣ таҳия шудаанд ва нусхабардорӣашон осон аст, танҳо ба шумо лозим аст, ки мундариҷаи паёмро тағир диҳед. Почтаи корӣ бояд ҳамеша сана, маълумот дар бораи фиристанда, гиранда ва баъзе сархатҳоро дар қисми паём дохил кунад. Шумо мехоҳед тасвире нависед, лутфан қадамҳои зеринро иҷро кунед ва нуқтаҳои заруриро барои мутобиқат ба стандартҳои ширкати худ ислоҳ кунед.

Қадамҳо

Қисми 1 аз 4: Кушодани паём

1. 

   Фаҳмидани формат. Новобаста аз он, ки мактуби шумо дар бораи чӣ аст, баъзе намуди зоҳирии нома вуҷуд дорад, ки шумо бояд онро риоя кунед. Мактубҳои тиҷорӣ бояд бо ҳуруфи маъмул ба монанди Arial ё Times New Roman чоп карда ва навишта шаванд. Шумо бояд параграфҳоро дар паёмҳо дастӣ таъкид кунед. Ин маънои онро дорад, ки шумо параграфи навро бо навиштани тугмаи "бозгашт" ду бор оғоз мекунед. Барои фарқ кардани параграфҳо фармони абонентро истифода набаред.
   • Ҳошияро дар ҳама канорҳо тақрибан 2 см гузоред.
   • Почтаи электронӣ низ бояд бо ҳуруфҳои маъмул навишта шавад. Ба ғайр аз сиёҳу сафед дар почтаи корӣ, ҳуруфҳои дастнависро тақлид ё рангоранг истифода набаред.

2. 

   
   
   Намуди дурусти коғазро интихоб кунед. Мактуби корӣ бояд дар ҳаҷми коғази 22 см х 28 см чоп карда шавад ("андозаи ҳарф"). Агар шумо дар ИМА набошед, шумо метавонед коғази андозаи А4 -ро истифода баред. Баъзе шартномаҳои дарозмуддатро метавонанд дар коғази 22 см х 36 см ("андозаи қонунӣ") чоп кунанд.
   • Агар шумо барои фиристодани почта чоп кунед, шумо бояд онро дар бланкҳои ширкат чоп кунед. Ин ба мактуб намуди касбӣ медиҳад ва инчунин логотипи ширкати шумо ва маълумот барои тамосро таъмин мекунад.

3. 

   
   
   Дар бораи ширкати худ маълумот пешниҳод кунед. Ном ва суроғаи ширкатро пешниҳод кунед, ки дар он ҳар як қисми суроға дар сатри гуногун навишта шудааст. Агар шумо соҳиби freelancer ҳастед ё кор кунед, номи ширкатро бо номи худ иваз кунед ё номи худро дар болои номи ширкат нависед.
   • Агар ширкати шумо бланки пешакӣ таҳияшуда дошта бошад, шумо метавонед онро ба ҷои навиштани ном ва суроғаи ширкат истифода баред.
   • Агар шумо суроғаи худро худатон нависед, вобаста ба шумо ва афзалиятҳои ширкататон, шумо бояд дар қисми болоии саҳифа ба рост ё чап рост кунед.
   • Агар шумо паёмҳоро дар сатҳи байналмилалӣ фиристед, номи кишварро бо ҳарфҳои калон нависед.

4. 

   
   
   Таърихро илова кунед. Навиштани санаи пурра интихоби касбӣ аст. Масалан, шумо метавонед "1 апрели 2012" ё "1 апрели 2012" нависед. Сана бояд чанд сатр дар зери суроғаи фиристанда сабт карда шавад.
   • Агар мактуби шумо дар давоми якчанд рӯз навишта шуда бошад, бигзор санае, ки шумо мактубро ба анҷом расонед.

5. 

   Маълумоти гирандаро пешниҳод кунед. Номи пурраи қабулкунанда, унвон (агар бошад), номи ширкат ва суроғаи почтаи худро нависед ва ин маълумотро ба сатрҳои алоҳида тақсим кунед. Агар зарур бошад, рақами истинод илова кунед. Маълумоти гиранда бояд бо чанд сатр дар санаи асоснок гузошта шавад.
   • Беҳтараш ба шахси муайяншуда мактуб фиристед. Ҳамин тавр, шахсе, ки шумо паём мефиристед, метавонад ба паёми шумо ҷавоб диҳад. Агар шумо номи шахсеро надонед, ки ба ӯ бояд паём фиристед, каме тафтиш кунед. Шумо метавонед ба ширкати онҳо занг занед, то ном ва унвони дақиқи шахсро пурсед.

6. 

   Саломро интихоб кунед. Салом аломати эҳтиром ба гирандаи паём аст ва кадом салом истифода мешавад аз он вобаста аст, ки оё шумо шахси фиристодаи паёмро мешиносед, онҳоро то чӣ андоза хуб мешиносед ва то чӣ андоза ботантана аст. . Шумо метавонед имконоти зеринро баррасӣ кунед:
   • "Ба кӣ нигарон аст" (Ба онҳое, ки ҷалб шудаанд) танҳо вақте ки Шумо намедонед, ки паёмро ба кӣ, хусусан ба кӣ фиристодан мехоҳед.
   • Агар шумо гирандаи мактубҳои шуморо нашиносед, сар карда аз "Ҷаноби азиз / хонум" (ҷаноби мӯҳтарам / хонум ") интихоби бехавф аст.
   • Шумо инчунин метавонед унвон ва номи гирандаро истифода баред, масалан "Доктор Смит муҳтарам" (Профессори азиз Смит).
   • Агар шумо гирандаи почтаро хуб мешиносед ва бо онҳо муносибати наздик дошта бошед, шумо метавонед онҳоро бо ном, ба монанди "Сюзани азиз", занг занед.
   • Агар шумо ба ҷинси қабулкунандаи паём боварӣ надошта бошед, танҳо номи пурраро нависед, масалан "Крис Смити азиз" (Салом Крис Смит).
   • Фаромӯш накунед, ки пас аз салом вергул ё пас аз "Ба кӣ нигарон шуданаш мумкин аст".
   таблиғ

Қисми 2 аз 4: Тартиб додани мундариҷаи паём

1. 

   Рост ба мушкилот. Вақт пул аст, чунон ки максим мегӯяд, аксар соҳибкорон беҳуда рафтани вақтро бад мебинанд. Аз ин рӯ, мундариҷаи нома бояд кӯтоҳ ва бо камоли ҳирфаӣ пешниҳод карда шавад. Мактубе нависед, ки қабулкунанда онро бо саросари матлаб ва хулосаи андешаи худ дар сархати аввал зуд хонад. Масалан, шумо ҳамеша метавонед бо "Ман ба шумо менависам ..." оғоз мекунам (ба шумо дар бораи ... менависам) ва аз онҷо оғоз кунед.
   • Забони бофта, ҷабҳои калон ё ҳукмҳои дарозу мудавварро истифода набаред - шумо бояд ҳар чӣ гуфтанатонро ба қадри имкон мухтасар ва возеҳ баён кунед.
   • Онро ба таври эътимодбахш баён кунед. Чунин ба назар мерасад, ки аксари ҳадафҳо аз навиштани нома мӯътақид сохтани хонанда ба коре аст: ақидаи худро тағир диҳед, иштибоҳро ислоҳ кунед, пул фиристед ё ягон амале анҷом диҳед. Кӯшиш кунед, ки гирандаи паёмро ба иҷрои он чизе ки мехоҳед бикунед.

2. 

   Ҷонишини шахсро истифода баред. Беҳтараш, шумо бояд дар номаи худ ҷонишини шахси "I" (I), "we" (we) ва "you" (you) -ро истифода баред. Онро ҳамчун "ман" тавсиф кунед (ман) ва хонандаро "шумо" гӯед (дӯст / бобо / бибӣ / бародар / хоҳар).
   • Аҳамият диҳед, агар шумо аз номи ташкилоте менависед. Агар шумо дурнамои рушдро барои ширкати худ пешниҳод кунед, шумо бояд "мо" -ро (моро) истифода баред, то ба хонандагони худ хабар диҳед, ки шумо барои ширкат сухан мегӯед. Агар шумо дар бораи андешаи шахсии худ нависед, "Ман" -ро истифода баред (ман).

3. 

   
   
   Равшан, возеҳ ва мушаххас нависед. Ба хонандагони худ дақиқан бигӯед, ки шумо чӣ гуфтан мехоҳед. Хонандагон ба суроғаи шумо танҳо зуд ҷавоб медиҳанд, агар мундариҷаи паёми шумо равшан бошад. Аз ҷумла, агар шумо хоҳед, ки хонандагон хулоса бароранд ё дар ҷавоби номаи шумо чора андешанд, пас ба онҳо бигӯед. Рисолаи худро ба таври мухтасар фаҳмонед.

4. 

   
   
   Аз ҷумлаҳои фаъол истифода кунед. Ҳангоми тавсифи вазъият ё пешниҳоди дархост, на фаъол, балки фаъолро истифода баред. Ҳукмҳои ғайрифаъол метавонанд номаи шуморо хира кунанд ё шахси алоқамандро муайян накунанд. Илова бар ин, ҷумлаи фаъол соддатар ва соддатар шудааст. Барои намуна:
   • Ҳукми ғайрифаъол: айнаки офтобӣ бо назардошти устувории онҳо тарроҳӣ ё истеҳсол нашудааст.
   • Изҳороти пешакӣ: Ширкати шумо айнаки офтобиро бе назардошти устувории онҳо таҳия ва истеҳсол мекунад.

5. 

   
   
   Ба таври мувофиқ кушодадил бошед. Мактубҳоро одамон менависанд ва ба одамон муроҷиат мекунанд, аз ин рӯ, агар имкон бошад, аз ҳарфҳои сахт пешгирӣ кунед. Шумо наметавонед муносибати навро бо мактуби ғайришахсӣ ва набудани ошкорбаёнӣ барқарор кунед. Бо вуҷуди ин, аз истифодаи забони гуфтугӯӣ ва лаҳҷавӣ, аз қабили ибораҳои "шумо медонед" (шумо медонед), "дар назар дорам" (дар назар дорам) ё "мехоҳам" (мехоҳед, ки иҷро кунед - кӯтоҳ кардани "мехоҳам") худдорӣ кунед. калон '). Оҳанги худро ҷиддӣ, вале дӯстона ва боғайратона нигоҳ доред.
   • Агар шумо қабулкунандаро хуб мешиносед, шумо бояд як қатор орзуҳои некро ба онҳо ғайрирасмӣ дошта бошед.
   • Ҳангоми тасмим гирифтан то андозае, ки худро баён кардан мехоҳед, аз доварии худ истифода баред. Баъзан каме ҳаҷв метавонад ба шумо барои бастани созишномаи муваффақ кӯмак кунад, аммо ҳангоми тамасхур эҳтиёт шавед, хато буда метавонад.

6. 

   Боадаб ва хушмуомила. Ҳатто агар шумо барои шикоят ё изҳори нигаронӣ нома нависед, шумо метавонед боадаб бошед. Худро ба ҷои приёмник гузоред ва ҳар як идеяеро, ки пеш меоред, пешкаш кунед, ба тарзи оқилона барои хонандагон бубинед, ки шумо ҳамеша бо шавқ ва хоҳиши кӯмак кардан мехоҳед.
   • Масалан, шумо метавонед бо чунин шикояти шадид шикоят кунед: "Ман фикр мекунам, ки айнаки офтобии шумо бад аст ва ман дигар ҳеҷ гоҳ онҳоро нахарам." Аммо, шумо метавонед бо тарзи хушмуомила нависед: " Ман аз маҳсулоти айнаки офтобии ширкати шумо ноумед шудам ва ният дорам, ки дар оянда аз дигар ҷойҳо айнак харам.

7. 

   Барои саҳифаҳои иловагӣ қолаби сарлавҳаи "саҳифаи дуюм" -ро истифода баред. Аксари мактубҳои тиҷорӣ бояд дар як саҳифа кӯтоҳ бошанд. Аммо агар масъалае, ки шумо дар бораи он сӯҳбат мекунед, дарозтар бошад, ба монанди шартнома ё масъалаи ҳуқуқӣ, шояд ба шумо чанд саҳифаи дигар ниёз доранд. Шаблонҳои бланки "саҳифаи дуюм" -ро истифода баред, ки одатан суроғаи кӯтоҳшуда ва ҳамон шакли коғазро бо бланки сафҳаи аввал дорад.
   • Рақамгузории саҳифа дар болои саҳифа бо саҳифаҳои дуюм ва минбаъда ҷойгир аст. Шумо инчунин метавонед номҳо ва санаҳои гирандаро илова кунед.

8. 

   Хулосаи мундариҷа. Дар сархати ниҳоӣ, нуқтаҳои асосиро ҷамъбаст кунед ва марҳилаҳои нақшаи амали худро ё аз қабулкунандаи паём чӣ интизор шуданатонро ба таври возеҳ баён кунед. Аҳамият диҳед, ки қабулкунанда метавонад бо шумо тамос гирад, то суол кунед ё сӯҳбат кунед, барои таваҷҷӯҳашон ба нома ва масъалаи шумо ташаккур гӯед. таблиғ

Қисми 3 аз 4: Мактубҳои хотимавӣ

1. 

   Ҷумлаи хотимаро интихоб кунед. Хулоса, ба монанди салом, эҳтироми қабулкунанда ва дараҷаи тантанавии номаро нишон медиҳад. "Бо эҳтиром" ё "Бо эҳтиром" одатан интихоби бехатар аст; Шумо метавонед имконоти дигарро ба мисли "Cordially", "эҳтиромона" (Бо эҳтиром), "Бо эҳтиром" ва "Бо эҳтиром" (Бо эҳтиром) баррасӣ кунед. Шумо инчунин метавонед як каме камтар расмӣ ва охири касбиро ба монанди "Ҳама беҳтарин", "Беҳтарин орзуҳо" (Беҳтарин орзуҳо) интихоб кунед , "Бо эҳтиром гарм" ва "Ташаккур" ва "Ташаккур". Пас аз ҷумла вергулро истифода баред.

2. 

   Имзо. Тақрибан чор сатрро холӣ монед, пас имзо гузоред. Пас аз чопи мактуб имзои худро имзо кунед ё агар шумо онро тавассути почтаи электронӣ фиристед, тасвири имзои худро скан кунед ва ба ин қисми хабар гузоред. Барои имзо шумо бояд сиёҳи кабуд ё сиёҳро интихоб кунед.
   • Агар шумо аз номи касе ба номае имзо мегузоред, дар назди имзои худ “pp:” нависед. "Pp" калимаи "per procurationem" -ро дорад (масалан, "аз ҷониби агентӣ" ё "аз ​​номи").

3. 

   Ном ва маълумоти тамосатонро нависед. Дар зери имзои худ, номи пурраи худ, унвон, рақами телефон, суроғаи почтаи электронӣ ва ҳама гуна усулҳои тамосро нависед. Ҳар як маълумот дар сатри алоҳида навишта мешавад.

4. 

   Ихтисораи машинистка илова кунед. Агар ягон каси дигаре аз шумо мактубро чоп карда бошад, шумо бояд номҳои аввали ин шахсро зери имзо гузоред. Баъзан, номҳои аввали шахсе, ки мактуб навиштааст, дохил карда мешуданд. Аз ин рӯ, фарқ кардани шахсе, ки мактуб навиштааст ва кӣ онро чоп кардааст, муҳим аст.
   • Масалан, агар шумо танҳо ибтидои ҳарфчинро илова кунед, онҳоро бо ҳарфҳои хурд нависед: mj
   • Агар шумо ихтисораҳои нависандаро илова кунед, онҳоро бо ҳарфҳои калон ва ихтисораи чопгар бо ҳарфи хурд нависед: RW: mj. Шумо инчунин метавонед слэш байни ду ихтисораро истифода баред: RW / mj.

5. 

   Ҳуҷҷатҳои замимашударо қайд кунед. Агар шумо ҳуҷҷатеро барои қабулкунанда замима карда истода бошед, пас онро бо чанд сабт кардани рақам ва навъи ҳуҷҷат чанд сатр дар зери маълумоти тамосии худ шарҳ диҳед. Масалан, шумо метавонед нависед: "Замимаҳо (2): ҳоли ҳозир, брошюра" ("Замима (2): ҳоли ҳозир, брошюра").
   • Шумо инчунин метавонед "Замимаҳо" -ро ҳамчун "Замимаҳо" кӯтоҳ кунед. ё "Enc.".

6. 

   Қабулкунандагонро илова кунед. Агар шумо нусхаи мактубро ба шахси дигар фиристед, шумо бояд номи ин шахсро дар нома дохил кунед. Шумо метавонед эзоҳи худро бо навиштани "cc:" дар зери сатри "Замимаҳо", "cc" ифода мекунад "нусхаи хушмуомилагӣ", бо ном ва унвони шахс ("cc" барои "Нусхаи карбон" (нусхаи карбон) ҳангоми чоп кардани ҳарф дар коғази карбон).
   • Масалан, нависед: "cc: Мэри Смит, ноиби президенти маркетинг" ("Мӯҳтарам: Мэри Смит, муовини менеҷери маркетинг").
   • Агар шумо хоҳед, ки ягон қабулкунандаи дигарро илова кунед, номи шахси дуюмро бевосита дар зери номи шахси аввал нависед ва ба "cc:" ниёз надоред.
   таблиғ

Қисми 4 аз 4: Шуд

1. 

   Паёми худро вироиш кунед. Намуди зоҳирӣ унсури калидии як мактубнависи касбӣ мебошад. Бешубҳа, хонанда бо ислоҳи хурдтарин нуқсонҳои нома ба осонӣ мебинад, ки шумо салоҳиятдор ва масъул ҳастед. Шумо метавонед фармони имлоро барои санҷиши имлои калима иҷро кунед, аммо шумо метавонед инчунин пеш аз фиристодан номаро бодиққат хонед.
   • Аҷабо, оё ин мактуб дақиқ ва дақиқ буд. Оё параграфе ҳаст, ки дарозиаш зиёда аз се ё чор ҷумла дорад? Агар ин тавр бошад, шумо метавонед параграфҳои нолозимро нест кунед.
   • Агар мактуб воқеан муҳим бошад, шумо метавонед аз дӯстатон ё ҳамкоратон хоҳиш кунед, ки онро зуд тафтиш кунад. Баъзан танҳо якчанд сонияро хондан метавонад ба шумо хатогиҳо ё истифодаи калимаҳои нофаҳмиеро, ки шумо надидаед, кӯмак кунад.

2. 

   Почтаро маҳкам накунед. Агар паём сафҳаҳои зиёд дошта бошад, аз пӯшидани паём худдорӣ кунед. Агар шумо хоҳед, ки сафҳаҳо дуруст саф ороста бошанд, аз қафаси чапи боло истифода баред.

3. 

   Почта. Агар шумо паём фиристед, лифофаи тиҷоратиро истифода баред. Агар лифофаи чопшудаи ширкат дастрас бошад, лифофаро истифода баред. Суроғаи баргашта ва суроғаи қабулкунандаро ба таври возеҳ чоп кунед. Ҳарфро ба се қисм печонед, то вақте ки қабулкунанда паёмро кушояд, қисми якуми хабар дар боло печида ва сипас ба папкаи поёнӣ кушода мешавад. Боварӣ ҳосил кунед, ки шумо штампҳои кофӣ доред ва онро фиристед.
   • Агар шумо ҳис кунед, ки суроғаи хаттӣ доғдор шудааст ва ба услуби касбии шумо мувофиқат намекунад, суроғаеро бо калима нависед, лифофаро ба принтер гузоред ва суроғаи онро дар лифофа чоп кунед.
   • Агар мактуб ниҳоят муҳим ва / ё фаврӣ бошад, шумо бояд онро тавассути хаткашон фиристед.
   • Агар шумо хоҳед, ки паёмро тавассути почтаи электронӣ фиристед, онро ба формати HTML табдил диҳед ё паёмро ҳамчун PDF сабт кунед, то форматро нигоҳ доред. Ҳарчанд почтаи коғазӣ беҳтар аст.
   таблиғ

Маслиҳат

• Барои имзо кардани ҳарфҳо қалами хубро истифода баред.
• Зуд. Агар шумо дар давоми як ҳафта ба дархости фиристанда посух дода натавонед, дар ин бора ба ӯ бигӯед ва ба онҳо хабар диҳед, ки кай метавонанд аз шумо посух бигиранд.
• Тамаркуз ба мусбатҳо. Дар бораи корҳое, ки шумо карда метавонед, сӯҳбат кунед, на дар бораи корҳое, ки шумо наметавонед. Масалан, агар шумо ягон чизи дар анбор надошта бошед, ба муштарӣ нагӯед, ки шумо фармоиши онҳоро иҷро карда наметавонед, ба ҷои ин, бигӯед, ки маҳсулот маъмул аст, аз ин рӯ ҷониби шумо аз анбор нест. . Пас ба онҳо бигӯед, ки кай шумо метавонед маҳсулотро ба онҳо пешниҳод кунед.
• Агар шумо мактуберо бо мундариҷаи зиёд нависед, шумо бояд аввал он чизҳоро номбар кунед.
  • Ҳама чизҳои рӯйхатшударо номбар кунед. Дар бораи фармоиш хавотир нашавед.
  • Барои ҳар як мундариҷа калимаҳои асосӣ, мисолҳо, далелҳо ва далелҳоро номбар кунед.
  • Мундариҷаи контуратонро аз назар гузаронед, то ки онҳо ба мақсад ва шунавандагони шумо мувофиқ бошанд.
  • Ҳама мушкилоти ба ҳам алоқамандро набуред.
  • Маълумотро бо навбат тартиб диҳед, ки барои хонанда беҳтарин аст.

Огоҳӣ

• Ҳарфҳоро бо ҷумлаҳои хушомад нанависед. Таърифи ҳақиқӣ қобили қабул аст, аммо агар шумо ин корро аз ҳад зиёд кунед, хонанда эҳсос мекунад, ки шумо бо меҳнат кор мекунед, на бо қобилияти худ.
• Оҳанги аз ҳад зиёд ғазаболуд ва таъсирбахшро истифода набаред. Дар хотир доред, ки шумо мекӯшед, ки муносибатҳои касбиро бо як номаи тиҷорӣ мустаҳкам созед ё оғоз кунед.