Чӣ тавр ба мизоҷони худ мактуби тиҷорӣ нависед

Мундариҷа

Қадамҳо
Қисми 1 аз 2: Формати мактубҳои тиҷоратӣ
Қисми 2 аз 2: Чӣ тавр мактуби тиҷорӣ нависед
Маслиҳатҳо

Агар шумо тиҷорати шахсии худро дошта бошед, пас шумо бояд ба мизоҷони худ мактубҳои корӣ нависед. Ҳадафҳо метавонанд гуногун бошанд: хабар додан дар бораи рӯйдодҳо ё шартҳои нав, посух додан ба шикоятҳои муштариён аз номи ширкат. Новобаста аз сабаби навиштан, нигоҳ доштани оҳанги касбӣ ва услуби корӣ ҳамеша муҳим аст.

Қадамҳо

Қисми 1 аз 2: Формати мактубҳои тиҷоратӣ

1 Бланки касбиро истифода баред. Мактуби тиҷорӣ ширкати шуморо муаррифӣ мекунад. Дар робита ба ин, нома бояд шакли мувофиқ дошта бошад. Инчунин, истифодаи логотип ё бренди ширкататонро фаромӯш накунед.
- Шумо метавонед бо истифода аз қолибҳои рангҳои тайёр барои Microsoft Word сарлавҳаи ҳарф эҷод кунед. Логотип ё бренди воқеии ширкатро истифода баред.
2 Таҳрири матнро кушоед. Ҳама мактубҳои тиҷоратии ширкат бояд ҳамеша дар компютер чоп карда шаванд.
- Ҳуҷҷати нав созед ва канораҳоро ба 2,54 сантиметр таъин кунед.
- Шрифти сериф ба монанди Times New Roman, Georgia ё Arial -ро истифода баред. Ҳамин тариқ, андозаи ҳарф набояд аз 12 зиёд бошад, аммо на камтар аз 10. Навъ ё андозаи ҳарф набояд ба хониши ҳарф таъсири манфӣ расонад.
- Фосилаи ягонаи сатрҳоро истифода баред.
3 Шакли блокро танзим кунед. Шакли блок шакли маъмултарини мактубҳои корӣ мебошад. Он инчунин осонтарин насб кардан ва пайравӣ кардан аст. Ҳар як адад асоснок карда шуда, бо як фосила ҷудо карда мешавад. Бо мақсади аз боло ба поён, мактуби тиҷоратӣ бояд ҷузъҳои зеринро дар бар гирад:
- Санаи имрӯз ё санаи фиристодани нома. Санаи дохил кардани онро фаромӯш накунед, зеро он барои баҳисобгирии ирсолкунанда ва гиранда, инчунин барои мақсадҳои ҳуқуқӣ истифода мешавад. Санаи аниқро диҳед.
- Суроғаи фиристанда. Ин суроғаи шумо дар формати стандартӣ аст. Агар суроғаи шумо аллакай дар сарлавҳаи нома номбар шуда бошад, шумо метавонед ин қадамро гузаронед.
- Суроғаи содиротӣ. Ном ва суроғаи гирандаи мактубро ворид кунед. Шумо метавонед суроғаи "Мастер" ё "Хонум" -ро истифода баред. Ҳамин тавр, агар гиранда Нина Серова бошад, шумо метавонед ҳам "Хонум Нина Серова" ва ҳам "Нина Серова" -ро нависед.
- Салом. Шумо метавонед "Хонуми азиз Серова" ё "Нина Сероваи азиз" нависед. Агар шумо мутмаин набошед, ки ин номаро кӣ мехонад, "Ҷанобони азиз" нависед. Инчунин як варианти "Барои маълумоти ҳама ҷонибҳои манфиатдор" мавҷуд аст, аммо агар суроғагир номаълум бошад, он бояд ҳамчун чораи охирин гузошта шавад.
- Матни асосии мактуб. Ин қисм дар боби оянда муфассалтар баррасӣ хоҳад шуд.
- Қисми ниҳоӣ ва имзо. Нависед: "Бо эҳтиром", ё - "Беҳтарин орзуҳо".

Қисми 2 аз 2: Чӣ тавр мактуби тиҷорӣ нависед

1 Шунавандагони мақсадноки худро муайян кунед. Оҳанги нома новобаста аз шунавандагон бояд ҳамеша касбӣ боқӣ монад, аммо интихоби калимаҳо ва воситаҳои забонӣ аз гирандаи нома вобаста аст. Агар нома барои шӯъбаи кадрҳои ширкати дигар бошад, пас забони расмӣ бояд истифода шавад. Ҳангоми муроҷиат ба муштарии мушаххас шумо метавонед ба забони ғайрирасмӣ ва содда муроҷиат кунед.
- Он инчунин ба шумо кӯмак мекунад, ки нофаҳмиҳоро пешгирӣ кунед. Истилоҳоте, ки барои хонанда фаҳмо нестанд, истифода набаред. Масалан, муштариён метавонанд ихтисороти барои барномаи кайҳонӣ дар ширкати шумо истифодашударо намедонанд, аз ин рӯ онҳоро дар номаи худ истифода набаред.
- Муҳимтарин қоидаи навиштани тиҷорат ин аст, ки матн бояд возеҳ, мухтасар ва хушмуомила бошад.
2 Мақсади мактубро дар сатри аввал баён кунед. Мақсади мактубро баррасӣ кунед. Оё шумо мехоҳед суроғаи нави офис пешниҳод кунед? Ба мизоҷ дар бораи қарз хотиррасон кунед? Ба шикоят ҷавоб диҳед? Ҳангоми ба шумо навиштани ҳукми аввали нома инро дар хотир нигоҳ доред. Калимаҳои норавшанро истифода набаред ва рост ба нуқта равед.
- Агар шумо ҳамчун соҳиби ширкат фикри худро баён кунед, ба шахси аввал нависед. Ба шахси дуюм нависед, агар шумо аз номи ширкат ё созмон муроҷиат кунед.
- Изҳороти возеҳро истифода баред, ба монанди: "Мо ба ин васила ба шумо хабар медиҳем" - ё: "Мо бо ин мехоҳем чизҳои зеринро бидонем." Ба шахси аввал нависед, агар шумо ҳамчун соҳиби ширкат муроҷиат кунед: "Ман мехоҳам бо шумо тамос гирам", - ё: "Ба наздикӣ ман фаҳмидам ..., бинобарин мехоҳам ...".
- Масалан, шумо (соҳиби ширкат) мехоҳед ба Нина Серова дар бораи қарзи якмоҳа хабар диҳед. Мактуби худро чунин сар кунед: "Мехоҳам ба шумо хабар диҳам, ки аз моҳи марти соли 2015 дар ҳисоби шумо қарз вуҷуд дорад."
- Агар шумо корманди як ширкат бошед ва ба шикояти муштариён дар бораи барномаи кайҳонии ширкати шумо посух диҳед, чунин оғоз кунед: "Мо шарҳҳои шуморо дар бораи барномаи колонизатсияи Марс гирифтем."
- Баъзан ба хонанда гуфтан лозим аст, ки ӯ дар озмун ғолиб омадааст ё дар муассисаи таълимӣ ҷой гирифтааст. Ҳамин тавр оғоз кунед: "Ман шодам, ки хабар диҳам ...", - ё: "Мо шодем, ки хабар диҳем ...".
- Агар ба шумо лозим аст, ки хабари бадро хабар диҳед, бо ин ибора оғоз кунед: "Бо пушаймонӣ ба шумо хабар медиҳем ...", - ё: "Пас аз баррасии бодиққат, қарор шуд ...".
3 Овози дурустро истифода баред. Дар суханронии расмӣ, овози ғайрифаъол аксар вақт истифода мешавад, аммо он метавонад матни ҳарфро якранг ё нофаҳмо кунад. Овози дуруст имкон медиҳад, ки маълумот бо оҳанги ҳалкунанда интиқол дода шавад.
- Намунаи овози ғайрифаъол: "Кадом қадамҳоро гузоштан мумкин аст?" Дар ин ҳолат, мавзӯи "қадамҳо" иҷрокунандаи амал нест, балки амалро худ аз сар мегузаронад.
- Намунаи овози дуруст: "Мо чӣ гуна қадамҳоро гузошта метавонем?" Дар ин версия овози фаъол истифода мешавад, ки ба шумо имкон медиҳад фикрро возеҳ ва возеҳ баён кунед.
- Баъзан овози ғайрифаъол ба шумо имкон медиҳад, ки паёми худро расонед ва таваҷҷӯҳи зиёдро ба хато ё далели ношоиста ҷалб накунед. Танҳо дар ин ҳолат истифода баред. Одатан, овози дуруст эътибор дорад.
4 Истинод ба рӯйдодҳои қаблӣ ё иртибот бо хонанда. Шумо шояд қаблан дар бораи қарз ба Нина Серова хабар дода будед. Хонанда метавонад дар конфронси охирин норозигии худро аз барномаи кайҳонии шумо баён кунад. Агар шумо аллакай тамос гирифта бошед, пас дар бораи ин далел хотиррасон кунед. Хонанда метавонад ҷузъиёти муҳимро ба ёд орад ва номаи шумо хеле муҳимтар ва таъхирнопазиртар хоҳад буд.
- Ибораҳои зеринро истифода баред: "Тибқи номаи қаблӣ аз ...", "Ташаккур барои пардохти саривақтии шумо дар моҳи гузашта", ё: "Мо аз шунидани шарҳҳои созандаи шумо дар конфронс дар моҳи май шод шудем."
5 Дархост ё кӯмак пешниҳод кунед. Бо дархости хушмуомила оҳанги мусбат гузоред ё дар шакли кӯмак ҳамкорӣ пешниҳод кунед.
- Биёед бигӯем, ки шумо соҳиби ширкат ҳастед ва мехоҳед муштариро ба пардохти қарз бовар кунонед. Ибораро истифода баред: "Ман барои кӯмак ва пардохти фаврии шумо миннатдорам."
- Агар шумо аз номи як ширкат менависед, ибораро истифода баред: "Мо мехоҳем барои шумо бо менеҷери кадрҳои мо мулоқоти шахсӣ ташкил кунем."
- Инчунин пешниҳод кунед, ки ба ҳама саволҳои имконпазир посух гӯед ва шубҳаҳои хонандаро аз байн баред. Мисол: "Мо бо хурсандӣ ба ҳама саволҳои шумо посух медиҳем ё шубҳаҳоро дар бораи пардохт бартараф хоҳем кард", ё: "Оё шумо мехоҳед дар бораи барномаи мо маълумоти бештар гиред?"
6 Мактубро пур кунед. Аз ҷониби худ ё аз ҷониби муштарӣ даъват ба амалро истифода баред. Ин метавонад дархости пардохти қарзи дар мӯҳлати муайян ё пешниҳоди ташкили мулоқот бо муштарӣ бошад.
- Бо умеди муошират дар оянда пешниҳод нависед: "Умедворам, ки бо шумо дар ҷаласаи буҷетӣ ҳафтаи оянда вохӯрем" - ё: "Мо хурсандем, ки ҳамаи ин ҷанбаҳоро ҳангоми баррасии мо дар дафтари худ бо шумо муфассалтар муҳокима кунем. . ”
- Нишон диҳед, ки оё ҳуҷҷатҳо ба нома замима шудаанд. Ибораеро илова кунед, ки: "Мо ба шумо ҳисобнома барои моҳи гузашта мефиристем", ё - "Нусхаи барномаи кайҳонӣ ба нома замима шудааст."
- Дар охири ибораи хотимавӣ истифода баред. Беҳтар аст барои мизоҷон нависед: "Бо эҳтиром", - ё: "Беҳтарин орзуҳо".
- Калимаи "Бо эҳтиром" -ро дар номаҳои расмӣ ба бегонагон истифода баред.
- Нависед: "Ҳама беҳтарин", агар шумо бо касе шинос бошед ё бо он ҳамкорӣ кунед.
7 Хатогиҳоро ислоҳ кунед. Агар хатоҳои грамматикӣ дар ҳарф ҷой дошта бошанд, форматкунии дуруст ва матн ҳеҷ нақше нахоҳад дошт!
- Кӯшиш кунед, ки ҳама ҳолатҳои овози ғайрифаъолро пайдо кунед ва тасҳеҳи мувофиқ ворид кунед.
- Ба ҷумлаҳои дароз ва печида диққат диҳед. Дар як номаи тиҷоратӣ, қоидаи "Беҳтар аз он беҳтар аст" татбиқ мешавад, аз ин рӯ, ҳукмҳои дароз бояд партофта шаванд.